Det er mulig å sette opp for "separat tilgangskontroll for lønnsinformasjon" for å holde kontroll med hva de enkelte ansatte ser av informasjon relatert til lønn.
Tilgangsstyring her er kun aktuell for de som har lønnsmodulen.
Aktivering
Dette aktiveres under "Regnskap>Innstillinger>fanen "Regnskapsregler", under seksjonen "Tilgangsstyring av lønnsinformasjon". En administrator i kontoen kan skru det på eller av.
Når du markerer for funksjonen, vil det komme en advarsel. Anbefaler at denne leses før man markerer for ok.
Når dette er aktivert, kan man angi om den enkelte ansatte skal ha tilgang til lønnsinformasjon eller ikke.
Tilganger
Målet med funksjonaliteten er å gi brukere tilgang regnskapsinformasjon uten at de ser lønnsinformasjon, f.eks at avdelingsledere kan se regnskapet for sin avdeling uten å se hva de ansatte har i lønn. , tilsvarende at prosjektledere kan se for sitt prosjekt.
NB: Prosjektleder/avdelingsleder vil se den totale summen i lønnsbilaget, men ikke detaljene. Lønnsrelaterte bilag kan også dukke opp i leverandørreskontro/kundereskontro; Hvis man fører en leverandørfaktura mot en ansatt eller mot konto for ansattutlegg. Man vil da se tittelen på bilag i leverandørreskontro. Eks. "Ny Tesla. Ekstra sommerbonus Vidar" i leverandørreskontroen, så er forsåvidt informasjonen røpet selv om man ikke ser detaljene på fakturaen.
Når man ikke har tilgang til lønnsinformasjon skjules dette generelt ved at man ikke ser de bilagene som inneholder lønn.
Bilag med lønnsinformasjon skjules fra vedleggsfanen der man kan legge til bilag fra "Bilagsmottaket", hvis bruker ikke har tilgang til lønnsinformasjon.
Eksempel på hva man kan se i hovedbok
En bruker med f.eks tilgang til hovedbok, men ikke lønnsmodulen, vil automatisk får krysset for "tilgang til lønnsinformasjon" når man aktiverer. Dette fordi de via hovedbok kan se betalingsbilagene, og dermed kan se hva den enkelte får utbetalt i lønn. Dette er ingen endringer i hvilke tilganger denne aktuelle brukeren allerede har.
Eksempelvis som her i hovedbok hvor en ansatt ikke har tilgang til lønnsinformasjon.
Konto 1920 vil kun vise dette:
Den ansatte vil fremdeles se hva totalsummene for regnskapskontoen er, men man ser da ikke enkeltsummene eller hvilke ansatte det gjelder.
Selv om det bare er noen av posteringene på bilaget som er lønnsrelatert, så skjules hele bilaget for bruker uten tilgang til lønnsinformasjon.
Enkeltposteringer som ikke er lønn, er fremdeles synlig andre steder, f.eks betalinger på leverandørfaktura. Et eksempel vil være at bruker uten tilgang til lønnsinformasjon ikke får se hele betalingsbilaget som inneholder lønnsutbetalinger, men vil kunne se en annen betalingspostering fra dette bilaget på en leverandørfaktura.
I denne sammenhengen er "lønn" et omfattende begrep, og omfatter mer enn lønnsbilag:
- mange bank- og betalingsbilag inneholder lønnsinformasjon, disse får man per i dag ikke skjult
- ansattutlegg
- skattetrekk, arbeidsgiveravgift og refusjon av sykepenger
- dette skjules da beløpene gjør det mulig å estimere hva faktisk lønn er
- generelt regnes alle posteringer som er ført mot en ansatt og som ikke er inntektsrelatert som lønn i denne sammenhengen
- ansatte uten tilgang til lønnsinformasjon kan derfor heller ikke se ansattreskontroen
Merk at tilgangen "Lønnsinformasjon" bare styrer hva man kan se innenfor de tilgangene man allerede har. Bruker får ikke tilgang til noen flere funksjoner ved at man skrur på denne.
Tilgang til å se lønnsbilag krever fremdeles at man har tilgang til lønnsmodulen.
Eksempelvis som her i hovedbok hvor en ansatt har tilgang til lønnsinformasjon.
Konto 1920 vil vise dette:
Tilgang til konto i 5000-serien uten lønnsinformasjon:
Tilgang til konto i 5000-serien med lønnsinformasjon
Det filtreres på hva som er lønn basert på hvilke kontoer som er brukt i konteringsregler og i lønnsregler. Det vil si at hvis man manuelt legger inn lønnsinformasjon på andre kontoer, så blir ikke dette skjult av systemet.
Tilgangsstyring til flere ansatte
Ønsker man å gi samme tilgang til flere ansatte kan dette gjøres via "Selskap>Ansatte". Markér de ansatte det gjelder og velg den tilgangen som er aktuell og lagre.
