Automatisk bokføring gjelder kun for EHF-faktura. Når en leverandørfaktura registreres vil du få mulighet til å aktivere automatisering for leverandører.
Se på videoen under for en gjennomgang av bilagsautomatisering:
Tjenesten består av:
- Forslag på kontering: kostnadskonto, prosjekt og avdeling
- Henter prosjekt direkte fra EHF
- Automatisk bokføring ved hjelp av automatisering
- Automatisk bokføring ved hjelp av regler
- Kostnadskonto, maks sum, betalingsmåte og avdeling
- Fordelingsnøkler for å fordele mellom flere avdelinger
- Med fast attestant tilknyttet leverandør, prosjekt eller avdeling sendes bilag automatisk ut på attesteringsflyt
Ønsker du ikke å se på video, kan du følge stegene beskrevet under.
1. Aktivere Bilagsautomatisering
Bilagsautomatisering kan aktiveres av en konto- eller brukeradministrator via “Selskap>Mitt abonnement” i hovedmenyen.
For at en bruker skal ha tilgang til automatisk bokføring av leverandørfaktura, må "Bilagsautomatisering" være markert i brukertilgangen.
I tillegg må “Kan sende betalinger til betalingsoversikten" være aktivert for å kunne aktivere automatisering på leverandører.
2. Automatisering
Når du har aktivert automatisering vil tidligere bokførte fakturaer sendes for opptrening. Etterhvert vil du begynne å få forslag på leverandørfaktura, markert i gult, på kostnadskonto, mva-kode og eventuelt prosjekt og avdeling.
Gå til “Bilag>Automatisering” i hovedmenyen for å aktivere automatisk bokføring på leverandører.
På denne siden vil du få oversikt over alle leverandører du har aktivert automatisering for og hvordan de automatiseres. Her kan du også se tall over antall fakturaer som er automatisert, med link til disse bilagene, samt eventuell informasjon om regel.
Under “Ikke aktivert for” finner du en oversikt over hvilke leverandører det ikke er aktivert automatisering for.
Hvordan få forslag
på automatisk bokføring
Maskinlæringen lærer seg hvordan du fører, det betyr jo mer du fører et bilag mot en leverandør jo mer vil systemet lære seg kostnadskonto, sum og betalingsmetode du bruker og komme med et forslag. Dette forslaget kan du velge å aktivere for å automatisere bokføring av bilag mot denne leverandøren.
Du kan velge å automatisere bilaget på to ulike måter:
- Automatisering med maskinlæring (Tripletex-forslag)
- Automatisering med egen regel
Hvordan kontrollere automatiseringen
For å sikre at alt bokføres riktig, er det lagt inn flere kontrollfunksjoner. Alle fakturaer med beløp over 50 000 kr (ved egen regel kan du velge maks sum) vil for eksempel sendes til "Bilagsmottaket" for manuell kontroll. Det samme gjelder for fakturaer som ikke gjenkjennes eller hvor systemet ønsker kontroll av bokføringen.
Dersom du har bankintegrasjon må fakturaene godkjennes fra "Bank>Betalinger" før de sendes til betaling.
Status
Det er enkelt å kontrollere og følge med på status fra "Bilagsoversikten". Bilag fra leverandøren som avviker fra regelen blir sendt til "Bilagsmottaket" for manuell kontroll.
3. Automatisering med maskinlæring (Tripletex-forslag)
Under seksjonen “Ikke aktivert for” i “Bilag>Automatisering” kan du klikke på “Aktiver”.
Du vil da kunne se Tripletex sine valg for automatiseringen, der det vil bli satt opp 50 000 som maksbeløp per faktura og betalingsform blir valgt for deg.
Klikk på “Aktiver” dersom du ønsker å bokføre dine fakturaer for denne leverandøren med Tripletex sitt forslag.
Hva er maskinlæring?
Automatisk bokføring styres av det vi kaller for maskinlæring. Dette er en teknologi som gjør det mulig for systemet å gjenkjenne både innhold og kontekst i fakturaene som kommer inn til bilagsmottaket.
Systemet identifiserer mønster i bilag, og du vil da automatisk få forslag til både kostnadskonto, periodisering, avdeling og prosjekt, slik at det eneste du må konsentrere deg om er unntakene.
Systemet vil ikke gjøre noe du ikke bekrefter, et bilag vil for eksempel aldri bokføres automatisk med mindre maskinlæringen er sikker på at føringen er korrekt.
Systemet vil da sette i gang med automatisering av fakturaer fra leverandøren.
Aktivering av automatisk bokføring i leverandørfaktura
Du vil i noen tilfeller få mulighet til å aktivere automatisering for leverandøren inne på leverandørfakturaen. Dette vil bare være mulig dersom systemet mener flere av disse fakturaene kan bokføres automatisk.
Huk på “Aktiver automatisk bokføring for ..” dersom du ønsker å aktivere automatisk bokføring med Tripletex sitt forslag fremover for denne leverandøren.
4. Automatisering med egen regel
Ønsker du ikke å følge maskinlæringen, altså Tripletex sitt forslag, kan du velge “Definer egen regel”.
Du vil da kunne sette en egen regel for hvordan du ønsker at føringer mot denne leverandøren skal automatiseres.
Hva er automatisering
ved hjelp av egne regler?
Automatisering ved hjelp av egne regler betyr at du selv definerer for en leverandør hvilke fakturaer som skal ha automatisk bokføring. Dette gjør du ved å legge inn en fast regel på maksimum sum per faktura, kostnadskonto og mva-kode som skal benyttes, betalingsform og eventuell avdeling.
Automatiseringsregler fungerer kun dersom du har bankintegrasjon med Autopay.
Fordelingsnøkkel
For å kunne fordele kostnadene på ulike avdelinger med din egen automatiseringsregel må du sette opp en egen fordelingsnøkkel.
- Gå til “Bilag>Innstillinger”.
- Bla ned til seksjonen “Fordelingsnøkkel”.
Her vil du kunne sette opp en fordelingsnøkkel.
3. Trykk på plusstegnet og fyll inn de ulike feltene.
Husk å oppgi navn på fordelingsnøkkelen.
4. Korriger på fordelingsnøkler fra oversikten ved å klikke på blyant-ikonet.
5. Attestering
Har du aktivert attestering av bilag og satt opp faste attestanter (selskap-, prosjekt- og leverandørattestant), vil bilagene gå direkte til valgt attestant etter automatisk bokføring. Dersom attestering ikke er satt opp med faste attestanter, vil fakturaene bli bokført uten attestering.
Attestering og betaling
Har du bankintegrasjon via Autopay eller Bankintegrasjon Mini (ZTL) kan du ikke sende betalinger til banken før bilaget er ferdig attestert.
Du finner bilagene i listen over betalinger så fort det er bokført. Da kan du godkjenne betalingen, og når bilaget er ferdig attestert sendes det til banken.
6. Oversikt over automatisk bokførte bilag
I bilagsmottaket vil du alltid få beskjed når fakturaer er blitt automatisk bokført. Det vil vises en melding hvor mange som er blitt bokført siste uke.
Det er mulig å endre den ferdig utfylte informasjonen på en leverandørfaktura om du er uenig i hvordan systemet har bokført fakturaen. Dette kan du gjøre fra "Bilagsoversikt". Her vil det også være et eget filter for å finne bilag som er bokført automatisk.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor blir ikke bilaget automatisert?
Bilagsautomatisering er maskinlæring. Dette betyr at systemet lærer seg hvordan det skal bokføre bilag mot en gitt leverandør basert på tidligere føringer.
Jo mer du fører bilag mot en spesifikk leverandør, jo flere forslag vil du kunne få fra bilagsautomatisering på forventet føring av bilag.
Det kan være flere årsaker til hvorfor bilaget ikke blir automatisert:
- Feil med automatisering oppstod
- Beløp på faktura oversteg beløpsgrensen
- Faktura ble ikke automatisert fordi det er gjort manuelle endringer på tilsvarende faktura
- Faktura ble ikke automatisert fordi det er for lav sannsynlighet på prediksjonene
- Ingen prediksjoner funnet
- Faktura har ikke spesifisert leverandør korrekt
- Faktura har en valuta som ikke er støttet
- Duplikat av fakturanummer
- Faktura er allerede bokført
- Bilaget er slettet
- Faktura er sendt som PDF (dette er ikke støttet av bilagsautomatisering)
- Fakturabeløp er ikke korrekt spesifisert
- Automatisering av kreditnota er ikke støttet enda
- Feil med trening av AI modell
- Bankkonto ikke registrert på leverandør