Ved hjelp av automatisering av innkommende EHF-fakturaer vil du få forslag til kostnadskonto, prosjekt og avdeling. I tillegg kan du gi systemet lov til å automatisk bokføre fakturaene systemet er sikker på hvordan skal bokføres. Løsningen gjelder for EHF-fakturaer som føres med enkel føring.
Når systemet er trygg på hvilken kostnadskonto, avdeling og prosjekt som skal velges, vil feltet være ferdig utfylt og markert i gult.
Under "Bilag" i menyen er det en egen side for automatisering.
På siden for "Automatisering" vil du se leverandør, antall faktura som er automatisert og antall faktura som potensielt kan automatiseres. I tillegg vises det hvordan bilagene automatiseres. Du får også en oversikt over hvilke leverandører du ikke har aktivert automatisering for.
Klikker du på “aktiver” på en leverandør, vil systemet automatisk bokføre nye fakturaer basert på tidligere føringer.
Betalingsmetode settes automatisk til det du har valgt som standard, før fakturaen sendes til betaling.
Når en leverandørfaktura registreres vil du i noen tilfeller få mulighet til å aktivere automatisering for leverandøren. Dette vil bare være mulig dersom systemet mener flere av disse fakturaene kan bokføres automatisk.
Attestering
Har du aktivert attestering av bilag og satt opp faste attestanter (selskap-, prosjekt- og leverandørattestant), vil bilagene gå direkte til valgt attestant. Dersom attestering ikke er satt opp med faste attestanter, vil fakturaene bli bokført uten attestering.
Oversikt over automatisk bokførte bilag
I bilagsmottaket vil du alltid få beskjed når fakturaer er blitt automatisk bokført. Det vil vises en melding hvor mange som er blitt bokført siste uke.
Det er mulig å endre den ferdig utfylte informasjonen på en leverandørfaktura om du er uenig i hvordan systemet har bokført fakturaen. Dette kan du gjøre fra i "Bilagsoversikt". Her vil det også være et eget filter for å finne bilag som er bokført automatisk.
Kontrollfunksjon
For å sikre at alt bokføres riktig, er det lagt inn flere kontrollfunksjoner. Alle fakturaer med beløp over 20 000 kr vil for eksempel sendes til "Bilagsmottaket" for manuell kontroll. Det samme gjelder for fakturaer som ikke gjenkjennes eller hvor systemet ønsker kontroll av bokføringen.
Dersom du benytter deg av faste attestanter vil fakturaen gå direkte til attestering før bokføring. Fakturaene må dessuten godkjennes fra "Betalinger" før de sendes til betaling.
Egne automatiseringsregler
Fra “Automatisering” kan du også lage egne regler for automatisk bokføring. Her kan du velge maks beløp, kostnadskonto og betalingsform. I tillegg har du mulighet til å sette prosjekt eller fast fordelingsnøkkel.
I likhet med systembasert automatisering er det enkelt å kontrollere og følge med på status fra "Bilagsoversikten". Bilag fra leverandøren som avviker fra regelen blir sendt til "Bilagsmottaket" for manuell kontroll.
