Innbetaling med ukjent KID

Denne artikkelen forklarer hvorfor du mottar innbetalinger med ukjent KID, og hvordan du skal løse innbetalinger som kommer med ukjent KID og ikke kobler seg til korrekt faktura.

Hvorfor får jeg innbetalinger med ukjent KID i bilagsmottaket?

Dersom innbetalingsfilene sendt fra banken ikke inneholder KID, eller KID er skrevet feil av kunde så vil de ikke bokføres automatisk og knytte seg opp mot korrekt faktura.

Noen banker sender alle innbetalinger for en dag i en samlet fil. Inneholder filen et eller flere KID-nummer med feil, vil ingen av transaksjonene i filen bli bokført. Disse må lukkes manuelt fra fakturaoversikten evt via bilagsmottaket. Se hvordan lengre ned i artikkelen.

Systemet oppretter bokføringsbilag som legger seg i bilagsmottaket. Du kan se på innbetalingen og velge å bokføre det eller slette det fra bilagsmottaket.

Hvordan ser jeg hvilken KID kunden har betalt med?

1. Gå til “Bilag>Bilagsmottak”.
2. Klikk på innbetalingsbilaget med ukjent KID.
3. På høyre side av skjermen skal en forhåndsvisning dukke opp av innbetalingsfilen fra banken. Denne inneholder all informasjon nødvendig om innbetalingen.
4. I feltet “Ref.nummer” eller “KID” kan du se hvilken KID kunden har brukt for å betale faktura.

Dersom Ref. nummer ikke stemmer overens med KID-nummeret på faktura, er innbetalingen gjort med manglende/feil KID.
Står det en Tekst i dette feltet, er betalingen gjort med en melding.

Tilbakebetalinger kan identifiseres ved at de inneholder teksten “CREN” under feltet "Ref.nummer" eller "KID".

Hvordan knytter jeg innbetalinger med ukjent KID opp mot korrekt faktura?

1. Gå til “Bilag>Bilagsmottak”.
2. Klikk på “Bokfør” på innbetalingsbilaget.

3. Gå til “Faktura>Fakturaoversikt”.
4. Klikk på bilagsnummer i blått på “Betaling med ukjent KID-nummer (AutoPay)”.

5. Klikk på “Visningsvalg”.

6. Sørg for at følgende er huket på og klikk på “Lagre”.

7. Endre posteringen “1500 0 Betaling med ukjent KID-nummer” til korrekt kundereskontro.

8. I kolonnen “Fakturareferanse” legg inn fakturanummer slik at betalingen får samme nummer som fakturanummer.
9. Klikk på “Lagre”.
10. Gå til “Faktura>Fakturaoversikt” igjen.
11. Huk av fakturaen som betalingen skal knyttes opp mot og innbetalingen.
12. Klikk deretter på de tre prikkene øverst til høyre og velg “Lukk poster”.

Da har du lukket innbetalingen opp mot fakturaen slik at det blir korrekt i regnskapet.

Innstillinger for innbetalinger med ukjent KID

I Tripletex har du tre valg for hvordan du skal håndtere innbetalinger med ukjent KID.

• Send betalingene til bilagsmottaket
• Les inn og bokfør automatisk
• Ignorer og ikke bokfør (ikke anbefalt)

Gå til "Bank>Innstillinger" og velg fanen "Betaling". Disse tre valgene vil du finne i feltet "Innkommende betaling uten KID-nummer".

Innstillingene kan kun endres av en bruker med full betalingstilgang.

Send betalingene til bilagsmottaket

Innbetalinger med ukjent KID legger seg i bilagsmottaket. Kontroller bilaget og velg om du ønsker å bokføre eller slette bilaget.
Sletter du innbetalingen må du registrere betaling på utgående faktura manuelt.

Les inn og bokfør automatisk

Innbetalinger med ukjent KID bokføres automatisk og du vil finne de i “Faktura>Fakturaoversikt” der du kan klikke deg inn på bilaget og foreta nødvendige korreksjoner før du lukker innbetalingen mot korrekt faktura.

Dersom systemet klarer å tolke hvilken kunde som har betalt, vil betalingen legge seg mot den reskontroen Tripletex mener er korrekt. Dersom systemet ikke klarer å tolke hvem som har betalt, vil betalingen bli registrert på kunde “Betaling med ukjent KID-nummer (Autopay)”.

Ignorer og ikke bokfør (ikke anbefalt)

Tripletex ignorerer innbetalingsfilene som ikke inneholder KID-nummer, eller har feil KID-nummer og legger ikke innbetalingene i bilagsmottaket.
Betaling må registreres manuelt på utgående faktura.