Dersom modulen OCR (KID-nummer på faktura) fra AutoPay er aktivert, vil man fra tid til annen oppleve å få bilag i bilagsmottaket som melder om betaling med ukjent KID.
Dette er ment som et varsel om mottatt en betaling som Tripletex ikke har klart å føre/koble mot riktig kunde/faktura.
I Tripletex har du tre valg for å bokføre disse betalingene. Innstillingene for dette kan endres av en bruker med full tilgang til bank og betalinger.
Innstillingene kan endres i "Bank > Innstillinger > Betaling > Innkommende betaling uten KID-nummer".
Her får du tre valg.
Send betalingene til bilagsmottaket (står som standardvalg i innstillingene): Betalingsbilaget sendes til bilagsmottaket for å gi en varsel om at dette er en innbetaling som er ukjent for Tripletex. Ved dette alternativet vil man kunne velge enten å bokføre automatisk ved å trykke på “bokfør” (Se bokfør automatisk). Eller å bokføre Innbetalingen manuelt. Da kan innbetalingsbilaget slettes fra bilagsmottak.
Les inn og bokfør Automatisk: Betalinger bokføres med den informasjonen Tripletex klarer å tolke. Innbetalingene vil legge seg i fakturaoversikten i påvente av registrering mot riktig reskontro og lukket mot riktig faktura.
Dersom Tripletex klarer å tolke hvilken kunde som har betalt, vil betalingen legge seg mot den reskontroen Tripletex mener er korrekt. Dersom Tripletex ikke klarer å tolke hvem som har betalt, vil betalingen bli registrert på en fiktiv kunde “Betaling med ukjent KID”. *
Ignorer og ikke bokfør: Tripletex ignorerer innbetalingsfilene som ikke inneholder KID-nummer, evt har feil kid-nummer. Betalingene må bokføres manuelt.
Betaling med Ukjent KID vil legge seg i fakturaoversikten. Har betalingen lagt seg på riktig reskontro kan det krysses av på faktura, og betalingen > Tre prikker > Lukk poster.
Dersom betalingen ligger med “Betaling med ukjent KID” må en trykke seg inn på bilaget og bytte ut “Betaling med ukjent KID” med den reelle kunden som har betalt.
I detaljer på bilaget velger du kunden du skal knytte innbetalingen til.
Vanlige årsaker til at den automatiske bokføringen av bilaget har feilet
- Betalingen er gjort med melding.
- Betalingen er gjort med feil/manglende KID-nummer.
- Bilaget inneholder en Kreditnota.
Betalinger med kreditnota kan identifiseres ved at de inneholder teksten “CREN”
Feltet “Ref. nummer” skal vise KID-nummeret kunden har betalt med.
Dersom Ref. nummer ikke stemmer overens med KID-nummeret på faktura, er innbetalingen gjort med manglende/feil KID.
Står det en Tekst i dette feltet, er betalingen gjort med en melding.