Man oppretter nytt prosjekt ved å gå til Prosjekt/Nytt prosjekt.
Man kan enten velge å få en trinnvis veiledning evt fylle inn feltene i første steg og velge “Opprett”.
1. Opprette prosjekt uten trinnvis veiledning
Angi navn på prosjektet. Navnet gjenspeiler gjerne det arbeidet som skal utføres i forbindelse med prosjektet.
Startdato angir når man kan begynne å føre timer, kostnader etc på prosjektet.
Prosjekter som skal faktureres markeres som “Ekstern”. “Internprosjekter er en løsning man har for å holde oversikten over kostnader. Internprosjekt kan også benyttes for reklamasjonsarbeid, evt kostnadsbærer for arbeidstøy / verktøy for ansatte mm.
Velger man “opprett” kommer man direkte inn i selve prosjektet. Er man administrator og prosjektleder får man direkte tilgang til “Dashbord”. Man må da i ettertid gå inn i fanen “Detaljer” og legge inn, kunde, referanser mm. Og i fanen “Kontrakt” - prosjektformen (timeprisprosjekt, fastprisprosjekt mm).
2. Opprette og følge veiledning ved nytt prosjekt
Steg 1:
Fyll inn som navn, startdato og prosjekttype. Sluttdato anbefales å sette inn når prosjektet faktisk er avsluttet. Velg “Neste”.
Steg 2:
Visning av prosjektnavn definerer man i prosjektinnstillingene men kan fint overstyres her. Se gjerne egen artikkel om prosjektinnstillinger. Prosjektnavnet vil vises i timelisten og på prosjektfaktura.
Selv om man er den som oppretter prosjektet, kan det være aktuelt med annen prosjektleder. Dette endres ved å klikke på pilen ned.
Har man aktivert avdeling knyttes prosjektet til aktuell avdeling. Første gang man oppretter et prosjekt vil det være naturlig at det er et hovedprosjekt, så det feltet trenger man da ikke fylle ut. Er det et prosjekt som skal knyttes til et allerede eksisterende prosjekt velger man dette ved å klikke på feltet for “Hovedprosjekt”.
I dette steget har vi feltet “Kategori” (det kan man sette på om ønskelig via avsnittet “Rapportering” i prosjektinnstillingene). Kategori kan benyttes for å sortere prosjekter, lage maler/oppsettet knyttet til ulike typer kunder/arbeid mm. Nye kategorier opprettes under menyvalget Prosjekt/Prosjektkategorier.
Legg gjerne inn en beskrivelse på prosjektet (arbeid etc - denne informasjonen vil evt vises om man sender en oppdragsbekreftelse til kunden). Den kommentaren man legger inn her kan også kopieres til fakturatekst ved å klikke på kopieringssymbolet.
Velg “Neste” for steg 3. Ønsker man å gjøre endringer på navn eller startdato kan man velge “Tilbake”.
Man kan fint gjøre endringer i ettertid når man er ferdig med alle stegene. Evt kan man avbryte trinnene ved å velge “Opprett”.
Steg 3:
Legg inn kunde.
Har man ikke opprettet kunden på forhånd kan man gjøre det om man er i steg 3.
Det samme gjelder for Leveransested. Skal ikke det være kundens adresse, velger man “Ny adresse”.
Steg 4:
Kontrakt er selve økonomien i prosjektet. Her velger man mva- sats. Automatisk vil 25% mva bli foreslått om man har aktivert for omsetning med høy sats. Skal man opprette prosjekt med f.eks middel sats må man oppdatere mva-innstillingene om man ikke finner valget i pilen ned. Det gjør man via Regnskap/Innstillinger.
Valuta vil automatisk være NOK, men man kan fint endre til annen valuta dersom det er aktuelt. Har man ikke det valget må man sette på for valuta i “Fakturainnstillinger”.
Man kan i tillegg legge inn ønsket valuta på kundenivå (kundedetaljer).
Legger man inn påslag på ordrelinjer evt på honorarinntekt (timer) vil valget som man har gjort i prosjektinnstillingene være avgjørende for om påslaget vises på prosjektfakturaen.
Kontraktstype vil være enten Fastpris eller Timepris. Velger man Timepris er det tre timeprismodeller man kan velge mellom. Se gjerne egen artikkel om timeprismodeller.
Man kan sette på et pristak på timer/honorar (innbefatter ikke ordrelinjer). Dvs har man fakturert opp til det beløpet man legger inn her - vil man ikke kunne fakturere utover beløpsgrensen før man evt endrer beløpet. Det vil ikke være et varsel om at pristaket er nådd.
Steg 5:
Under steg 5 “Tilganger” så vil man få to ytterligere valg å ta stilling til.
Velger man å krysse av “Tillat timeføring” og/eller “Kun prosjektdeltagere” låser man timeføring og annen registrert informasjon til kun å gjelde de valgte aktivitetene og prosjektdeltakere.
Man er deretter klar for å velge “Opprett”.
For de som ikke er administrator eller prosjektleder vil man da få direkte tilgang kontraktsfanen.
