Muligheten for å aktivere betafunksjonen “Rapporter Pluss” er tilgjengelig i alle kontoer. Du vil uansett ha tilgang til standardrapportene i Tripletex. Men med pluss-versjonen kan man skreddersy egne rapporter, få tilgang til ulike maler og mulighet til å dele rapporter med andre i selskapet (uten at de nødvendigvis kan se alt i rapporter eller i utgangspunktet ha tilgang til regnskapet).
Samleside for eksisterende rapporter
Det er kun den som er Bruker- og kontoadministrator som vil ha mulighet til å aktivere modulen. Man vil kjenne igjen en del funksjoner fra Excel og kjennskap til Excel vil være en stor fordel når man tar i bruk rapportmodulen.
Foreløpig kan man lage rapporter med tall fra regnskapet og prosjekt i Tripletex. Vi ønsker å tilgjengeliggjøre data fra flere moduler slik at man kan lage rapporter for andre deler av systemet etter hvert. I lenken her er det en oversikt over hvilke data man kan hente frem i rapportmodulen og hvilke funksjoner som er tilgjengelige.
Tips til deg som ønsker å lage rapporter er en introduksjonsguide (WalkMe) som er tilgjengelig når du aktiverer modulen. Den tar deg gjennom de viktigste stegene/funksjonene før du setter i gang. Når du er i rapporteditoren vil du ha tilgang til guiden via hjelpe-ikonet i den øverste menylinjen.
Når modulen er aktivert vil man ha valgene vist på bildet under. Man har mulighet til å lage en ny rapport fra bunnen eller man kan ta utgangspunkt i en av rapportmalene vi har laget. Fordelen med det siste er at det blir enklere å se hvordan man lager en rapport og man kan hente inspirasjon. Ønsker man kun å gjøre små endringer på resultatrapporten f.eks. kan man ta en kopi av rapportmalen for resultatrapport og gjøre egne tilpasninger.
Tilganger
Full tilgang til rapportmodulen: Med full tilgang til rapportmodulen kan man opprette, endre og slette rapporter. Man kan i tillegg dele rapporter med andre ansatte/kontakter.
Tilgang til å opprette nye rapporter: Gir tilgang til å opprette rapporter. Man kan også redigere, slette og dele egne rapporter med andre ansatte/kontakter.
Hvilke rapporter en ansatt kan ha tilgang til styres via brukertilgangen til den enkelte. Man vil ikke ha tilgang til å se tallene om man ikke har tilgang til f.eks resultatrapporter. Så hva man ser i rapporten avhenger altså av øvrige tilganger.
Men det kan gis tilgang til en ansatt eller kontakt via “Del med..” direkte i de ulike rapportene. Dette gjelder da kun egenproduserte rapporter. I detaljer på rapporten velger man “Del”, velg navn på ansatt eller kontakt fra nedtrekkslisten, marker tilgang og lagre.
I oversiktsiden “Rapporter”, kan den enkelte se hvilke rapport man har tilgang til.
Rapportmaler
Her har man tilgjengelig et sett av ulike rapporter. Disse kan man bruke/benytte som grunnlag for å tilpasse egne rapporter. Velg da “Opprett egendefinert”.
Nytt bilde hvor man kan begynne å tilpasse etter eget behov.
Eksempel på rapport med bruttofortjeneste
Vi oppretter en ny rapport ved å trykke ‘Ny rapport’. Videre bestemmer vi at vi begynner med en tom rapport og velger ‘Bruttofortjeneste’ som navn på rapporten.
Rapporten er bygd opp at rader og kolonner hvor man kan skrive inn tekst selv. Man har mulighet til å legge til et filter ved å benytte menyen til høyre. Handlingen man ser på bildet under betyr at alt på denne raden er filtrert på kontoene 3000-3999.
Om man ønsker å kunne se de ulike kontoene som finnes i intervallet 3000-3999 i rapporten kan man legge til dette. Bak de tre prikkene har man mulighet til å legge til undergruppe. På bildet under legger vi til en undergruppe med kontoene - slik at vi har mulighet til å se de ulike kontoene i rapporten.
Øverst i rapport-editoren skriver man inn funksjonen som angir informasjonen man ønsker å lese fra rapporten. På bildet under ønsker vi at undergruppen med inntektskontoene skal vise saldoene fra regnskapet (- ledger.amount()). Vi skriver minus foran da dette er inntektskontoer.
Vi har på bildet over angitt hvilke data som skal vises i undergruppen. På bildet under bestemmer vi at raden for inntekt skal vise summen av undergruppen.
På det neste bildet har vi kopiert gruppen over. Kopier-valget finner man bak de tre prikkene. Vi har endret navn på raden til ‘Varekost’, endret kontointervall til 4000-4999 og endret fortegnet på funksjonen. Videre ønsker vi å se utviklingen måned for måned. Vi legger derfor til en undergruppe på kolonnen for ‘måneder’.
Nå har vi laget en rapport som gir oss muligheten til å se inntekt og kostnad fordelt over månedene. Vi ønsker i tillegg å vise bruttofortjenesten. Vi legger derfor til en ny rad med ‘Bruttofortjeneste’. Denne raden trenger en funksjon. Når vi skriver inn funksjonen har vi mulighet til å trykke på radene vi har laget fra før. Funksjonen blir derfor ‘Inntekt - Varekost’.
Nå har vi laget denne rapporten. Vi ser at radene ‘Inntekt’ og ‘Varekost’ summerer sine undergrupper. Vi har mulighet til å markere for ‘Vis kontoinformasjon’ øverst i bildet. Da får vi mulighet til å se hvilke kontoer som er benyttet i perioden vi ser på. I tillegg kan vi trykke oss inn på saldoene om vi ønsker å se grunnlaget i hovedbok, slik vi er kjent med fra de andre rapportene i Tripletex. Bruttofortjeneste vises nederst i rapporten og hver kolonne representerer én måned.
