Hva er konflikt i nummerserie?
Konflikt i nummerserie betyr at nummerseriene på tvers av ulike bilagstyper krasjer med hverandre. Bokføringsplikten krever at alle nummerserier for ulike bilag skal være fortløpende nummerert og uten hull i nummerserien. Hvis du har hull i nummerserien må du også forklare hvorfor.
Bilagstyper som f.eks avanserte bilag, inngående / utgående faktura og elektroniske bilag har standard nummerserier. Vi anbefaler ikke at du endrer på bilagsnummerseriene på disse.
Prosjekt, ordre og tilbud har i utgangspunktet samme nummerserie i Tripletex. Det er derfor viktig at du setter ulike nummerserier for tilbud/ordre og prosjekter før du begynner å bruke disse modulene. Vi anbefaler å bruke stor avstand mellom nummerseriene for å unngå konflikt.
For å løse konflikt i nummerserien kan du endre den laveste nummerserien til noe som er mye høyere enn den høyeste nummerserien.
"Nummerserie er i bruk" - Prosjekt
Får du beskjed om at "Nummerserie er i bruk"?
Det betyr at prosjektet krasjer med nummerserien for ordre/tilbud, og du må endre nummerserien for prosjekter. Vi anbefaler å endre nummerserien til 20 000 høyere enn nummerserien for ordre/tilbud.
Slik sjekker du hvilken nummerserie prosjektene er på:
- Gå til "Prosjekt>Prosjekter".
- Klikk på "Filtre".
- Velg "Sorter etter" som "Nummer" og "Sorter etter" som "Synkende" slik at høyeste prosjektnummer kommer øverst
"Nummerserie er i bruk" - Tilbud/ordre
Får du beskjed om "Nummerserie er allerede i bruk" når ved opprettelse av ny ordre eller tilbud?
Det betyr at ordrene dine har nådd nummerserien til prosjekt, og du må endre nummerserien til ordre/tilbud til for eksempel 20 000 høyere enn prosjektnummerserien. Da kan du opprette 20 000 prosjekter før prosjektnummerserien når igjen nummerserien til ordre/tilbud.
Slik sjekker du hvilket nummer ordre/tilbud ligger på:
- Gå til "Faktura>Ordreoversikt".
- Klikk på "Flere valg".
- Sorter på ønsket periode, helst en lengre periode slik at du får med flest mulig tilbud/ordre som er laget.
- Huk av for "Vis tilbud" og "Vis ordrer" for å få med begge i oversikten.
- Velg "Sortering" som "Ordrenummer" og "Rekkefølge" som "Synkende".
"Nummerserie i bruk" - Import
Har du importert ordre og/eller prosjekter? Dette kan påvirke en konflikt i nummerserien og kan gjøre at du får varsel om "Nummerserie i bruk" når du oppretter en ordre eller et prosjekt.
- Vi anbefaler å velge et nummer 20 000 over høyeste nummerserie (enten prosjekt eller ordre/tilbud").
Da går du bort fra importerte ordre elle prosjekters nummerserie. - For å starte en ny nummerserie, gå inn på det siste opprettede prosjekt eller ordre
- Endre nummerserien på det enkelte prosjektet/ordre/tilbud.
Les mer om hva nummerserien for tilbud og ordre bør være.
Les mer om hva nummerserien for prosjekt bør være.
Neste gang du lager en ordre eller et prosjekt vil det få neste ledige nummer i den nummerserien som er valgt.
Bilagsnummer
- Gå til "Bilag>Innstillinger".
- Velg fanen "Nummerserier/bilagskategorier".
Her finner du oversikt over nummerseriene for bokføringen i Tripletex.
- Manuelle bilag er nummerserien for avansert bilag, leverandørfaktura mm.
- Elektronisk bilag er lønnsbilag, a-melding, mva-oppgave, innbetaling via kid (OCR) mm. En utgående faktura vil få det neste ledige nummeret i standardserien for utgående fakturaer.
Dette er ikke nummerserie på selve faktura, men bilaget som bokføres i regnskapet.
Det vil oppstå konflikt hvis du endrer på nummerseriene her. Har du ikke god avstand i nummerseriene vil det etterhvert oppstå en konflikt og du vil ikke kunne lage nye bilag. Du må da gjøre en opprydning for å løse konflikten i nummerseriene.
I bilagsoversikten kan du filtrere på de forskjellige nummerseriene, og på stigende/synkende, for å finne ut av hvilke nummerserier som har kollidert. Øk deretter nummerserien for bilagstypen som kolliderer.
Bilagsnummer ved import
Pass på så det ikke blir kluss i nummerseriene for importerte bilag og bilag som er allerede laget i Tripletex når du importerer.
- Ved GBAT10 bilagsimport
Brukes formelen 1 000 000 + bilagstype * 10 000 for å bestemme hvilken nummerserie som skal brukes, så plusser du på bilagsnumrene i importfilen på den nummerserien.
Se beskrivelse av filformatet under "Bilag>Import" i hovedmenyen for mer info.
Du får en feilmelding ved import om bilagene du prøver å importere kolliderer med eksisterende bilag. Endre bilagsnumrene i importfilen, eller eventuelt endre bilagstype i importfilen slik at bilagene følger en annen nummerserie ved import. - Ved SAF-T import
Får du en en ny nummerserie som heter SAF-T Import. Nummerserien finner du under "Bilag>Innstillinger" og fanen "Nummerserier/bilagskategorier". SAF-T Import nummerserien følger automatisk nummerserie 100 000 00.
Får du feilmelding ved import så må du endre nummerserien.
Slik endrer du SAF-T import nummerserie:- Gå til Bilag>Innstillinger".
- Velg fanen "Nummerserier/bilagskategorier".
- Endre nummerserie under feltet "SAF-T Import".
Fakturanummer ved import
Pass på så det ikke blir krasj mellom nummerseriene for importerte fakturaer og faktura som er allerede laget i Tripletex.
- Importerte faktura får fakturanummeret som er valgt i importfilen.
- Faktura laget i Tripletex får fakturanummeret som er valgt i systemet.
Les mer om hvordan du velger fakturanummerserie for faktura her
Fakturaimport påvirker ikke fakturanummerserien for fakturaer laget i Tripletex.
Viser det seg at faktura laget i Tripletex har kommet i konflikt med de som er importert? Endre nummerserien for faktura, ta kontakt med vår support for hjelp til å endre dette.
Er det kun gjort én fakturaimport som gjør at det blir konflikt i nummerserien? Slett importerte fakturaer og importer på nytt med en annen nummerserie. Dette velger du i importfilen.
Slik sletter du importerte fakturaer:
- Gå til "Faktura>Import/Eksport"
- Velg "Fakturaimport".
- Klikk på "Slett importerte fakturaer" nederst til høyre.
Les mer om import i Tripletex her