Hva er krypterte lønnsslipper
Kryptert lønnsslipp er en passordbeskyttet håndtering av lønnsinformasjon. Den ansatte må bruke en kode som mottas på SMS. Dette sikrer at lønnsslippen kun kan åpnes av riktig mottaker. Dersom den sendes til feil person, vil ikke vedkommende ha mulighet til å åpne en kryptert lønnsslipp.
1. Aktivere Krypterte lønnsslipper
Gå til "Selskap>Mitt abonnement" og klikk på "Bestill" i boksen "Krypterte lønnsslipper på e-post".
Denne tilleggstjenesten kan kun aktiveres av en konto- eller brukeradministrator.
Ukrypterte lønnsslipper vil ikke være mulig å sende ut etter at denne tilleggstjenesten er aktivert.
2. Sende Krypterte lønnsslipper
Samtlige lønnsslipper vil bli sendt kryptert til de ansatte.
Velger du å sende eldre lønnsslipper på nytt, vil også disse bli sendt kryptert.
Har du tidligere sendt lønnsslippene på e-post til de ansatte?
Innstillingen vil da automatisk bli satt til kryptert i “Lønn>Innstillinger” og seksjonen “Sending av lønnsslipper” under fanen “Lønnsslipp”.
Har du ikke benyttet e-post utsendelse av lønnsslipper før?
- Gå til “Lønn>Innstillinger”.
- Velg fanen “Lønnsslipper”.
- Se på seksjonen “Sending av lønnsslipper”.
- Huk på “Aktiver sending via e-post (kryptert)”.
- Klikk deretter på “Lagre” for å aktivere utsendelsesmetode på e-post (kryptert).
Hvordan masse endre utsendelsesmetode for lønnsslipper
- Gå til "Selskap>Ansatte".
- Klikk på boksen øverst til venstre i listen for å velge alle ansatte og velg "Endre ansattinformasjon" øverst til høyre.
3. Velg "E-post (kryptert") i nedtrekksmenyen og klikk på “Endre ansattinformasjon”.
Da vil utsendelsesmetode for lønnsslipper på alle markerte ansatte være endret.
I tillegg til lønnsslipper vil du også kunne sende lønnssammenstillinger kryptert på e-post til de ansatte.
Hvilken kode brukes for å åpne opp kryptert lønnsslipp?
Ansatte vil motta en kode på SMS som åpner den krypterte lønnsslippen. Det er samme kode som sendes til den ansatte hver måned.
Du må derfor registrere både e-post adresse og mobilnummer på den ansatte for å kunne sende ut kryptert lønnsslipp.
Lønnsslippene vil da sendes på e-post fra Tripletex, når de sendes, vil hver ansatt motta en SMS i tillegg til e-posten som sendes ut.
Informer de ansatte om hva de må gjøre når de mottar lønnsslippen og SMS-koden.
Endre kode for kryptert lønnsslipp
- Gå til “Selskap>Ansatte” og velg den ansatte det gjelder.
- Velg fanen “Arbeidsforhold” og klikk på de tre prikkene nederst til høyre på siden.
- Velg “Generer ny kode for kryptert lønnsslipp”.
- Velg deretter “Send passord på SMS”.
Den ansatte vil da motta en SMS med ny kode som de skal bruke for å åpne opp den krypterte lønnsslippen.
Det lages automatisk et passord. Velg deretter “Send passord på SMS”.
Mobilnummer for utsendelse av lønnsslipp mangler eller er ugyldig
Ved ny lønnsutbetaling vil du i lønnsmottakeres statusfelt bli informert hvis du ikke har registrert et mobilnummer eller en e-postadresse.
- Klikk på ansattnavnet for å bli sendt til ansattkortet.
- Fyll deretter ut informasjonen som mangler.
- Opprett lønnskjøringen som vanlig når det er gjort.
Velg også når lønnsslippene skal sendes til de ansatte i feltet “Dato for sending av lønnsslipper”.
Les mer om dato for sending av lønnsslipper her
SMS og e-post sendes automatisk ut klokka 08:00 på den valgte datoen.
Velger du dagens dato vil SMS og e-post sendes i løpet av noen få minutter.
Kryptert lønnssammenstilling
Du vil også kunne sende lønnssammenstillingen kryptert på e-post til de ansatte.
Lønnssammenstillingen sendes fra lønnsslippoversikten. Huk av ansatte i oversikten og klikk på «Send som e-post». Det vil også her sendes en SMS til den ansatte i tillegg til e-posten. Koden vil oppgis i SMS-en, men vil være det samme som benyttes på lønnsslipper.
