Slik setter du opp en fast attesteringsflyt:
- Gå til "Bilag>Innstillinger" i hovedmenyen.
- Se på seksjonen "Attestering".
- Velg rekkefølgen på de du ønsker skal attestere. Du kan velge mellom både spesifikke personer eller roller, som for eksempel prosjektleder eller avdelingsleder. Se på punktet "Hvordan fungerer fast attestering med roller?" for mer informasjon.
- Klikk på "Lagre".
Alle som legges inn må attestere ferdig i den rekkefølgen de står på før det blir sendt til neste person på listen.
Det er ingen regel på hvor mange ledd du kan ha med i attesteringsløpet.
- Gå til "Bilag>Innstillinger" i hovedmenyen.
- Se på seksjonen "Attestering".
Her finner du alle innstillingene for faste attestanter.
Forklaring på de ulike valgene for attestering
-
Attestering av bilag
Denne knappen aktiverer eller deaktiverer attestering i kontoen.
-
Tillatt bokføring før bilag er attestert/godkjent
Har du huket av for denne betyr det at bilagene ikke trenger å bli kontrollert av attestantene før du bokfører bilaget. Da vil bilaget være ferdig bokført uavhengig av om attestantene godkjenner eller avviser bilaget.
-
Selskapsattestant kan overstyre attesteringen
Er denne innstillingen aktivert, kan en person som er satt som selskapsattestant, fullføre attesteringen uten at de andre attestantene har godkjent. Det kreves at det er minst én som har rettigheten "selskapsattestant". "Selskapsattestant" står som standard på personen som har tilgang som "kontoadministrator" med mindre du velger noen andre.
Setter du opp den faste attesteringsrekkefølgen med roller, så vil det være forskjellige attestanter tilknyttet hvordan bilaget blir kategorisert.
Under finner du en forklaring på hvordan de ulike rollene blir håndtert:
Selskapsattestant*
Selskapsattestant er vanligvis en daglig leder eller tilsvarende som innehar rollen som "Selskapsattestant" i selskapet. Les mer om hvordan du setter opp selskapsattestant her.
Selskapsattestant får alle bilag som blir sendt til attestering, og kan kun overstyre attesteringen om valget "Selskapsattestant kan overstyre attesteringen" er aktivert under "Bilag>Innstillinger". Ved å overstyre vil du kunne attestere alle bilag uansett hvilken rekkefølge i attesteringen det er. Setter du en beløpsgrense, vil ikke selskapsattestant være med i attesteringsløpet før beløpsgrensen er nådd ( tilsvarende andre som er med i attesteringsløpet).
Leverandørattestant
Alle som har systemtilgang kan attestere i Tripletex. Alle kan være leverandørattestant.
Slik setter du opp en leverandørattestant:
-
- Gå til "Kunde>Kunde/leverandører" i hovedmenyen.
- Huk på leverandørene du ønsker å legge til samme leverandørattestant på.
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre og velg "Endre".
-
Velg "Leverandørattestant" under feltet "Leverandørattestant.
Da vil alle bilag oppført mot en leverandør gå til attestering til den personen som er satt opp som leverandørattestant for leverandøren.
Prosjektleder
Bilag som skal til attestering blir sendt til prosjektleder for prosjektet som blir valgt på bilaget.
Avdelingsleder
Bilag som skal til attestering blir sendt til avdelingsleder for avdelingen som er valgt på bilaget.
På illustrasjonen under er det en fast attesteringsflyt der leverandørattestant og prosjektleder attesterer først. Avdelingsleder og selskapsattestant blir lagt til i attesteringsflyten og må attestere hvis bilaget har et beløp over grensen.
Det kommer et bilag inn i bilagsmottaket. Regnskapsfører registrerer fakturaen fra leverandøren. Bilaget har et beløp på 25 000,-, altså under beløpsgrensene i bilagsinnstillinger. Attesteringsflyten er derfor slik:
- Bilaget blir sendt til bilagsmottaket
- Regnskapsfører fører bilaget og attesteringsflyten starter
- Første personen i rekkefølgen er leverandørattestaten, dette er Ansatt 1. Hun mottar bilaget for attestering og godkjenner attesteringen
- Bilaget blir sendt videre til prosjektleder for godkjenning
Prosjektleder finner nå bilaget for attestering under "Bilag>Attestering". Når prosjektleder har godkjent, er attesteringsløpet i dette eksempelet gjennomført.
Ønsker du å legge til en annen mottaker/attestant som ikke følger den faste attesteringsrekkefølgen?
- Gå til "Bilag>Bilagsmottak" i hovedmenyen.
- Klikk deg inn på bilaget.
- Klikk på "Attestering" nederst til høyre og velg "Legg til mottaker".
- Velg deretter mottakeren som du ønsker å sende attesteringen til.
Mottakeren du velger her får bilaget FØR neste person i den faste attesteringsrekkefølgen. Det er også mulig å legge til en person i løpet av attesteringsflyten. Du kan også fjerne deg selv fra attesteringsløpet for det aktuelle bilaget. Se neste trinn for mer informasjon.
Sett opp en beløpsgrense for attestering, det vil si at denne personen/rollen skal ikke attestere med mindre bilaget går over beløpet som er lagt inn i denne kolonnen. Når beløpsgrensen er nådd styrer automatisk systemet når attestanten skal trå inn i attesteringsflyten.
Beløpsgrense betyr altså “Skal attestere bilag over….”.
Hvis beløpet er 0, får du alle leverandørfaktura til godkjenning. Kreditnotaer gjelder som beløpsgrense null. Har du beløp 0 her så får du også opp alle kreditnotaer til godkjenning.
Slik legger du beløpsgrense for attestering.
- Gå til "Bilag>Innstillinger" i hovedmenyen.
- Se på seksjonen "Attestering".
- Fyll inn feltet "Beløpsgrense (alle beløp over grensen må attesteres)" på den rollen/ansatt som du ønsker skal ha en beløpsgrense.
- Klikk deretter på "Lagre".