Ansattdetaljer
Informasjonen i fanen “Arbeidsforhold” er hentet fra det som ble lagt inn ved oppretting av den ansatte. Det må i tillegg legges inn informasjon fødselsdato og nummer evt. D-nummer eller Internasjonal ID. (De første seks sifrene i D-nummeret er fødselsdato, og det første tallet er tillagt fire. Man trekker derfor bare ifra fire på det første tallet i D-nummeret. Hvis et D-nummer er 51017000000, så blir fødselsdatoen 11.01.1970.)
Fleksisaldo; Man må ha fast månedslønn for å kunne benytte fleksisaldo. Den gir en oversikt over registrerte timer pr uke eller måned, mot en normaltid, og da en pluss- eller minus saldo ut i fra det. En ansatt som har timelønn, får betalt for det antall timer de jobber. Se gjerne egen artikkel om "Fleksisaldo".
Feriesaldo; Oversikt over totale feriedager, brukte feriedager. Fører man timer på aktiviteten “feriesaldo” vil man i månedsoversikten se hva man har brukt av ferie og hva man evt har tilgode av feriedager. en saldo ut i fra det.
Innstillinger for lønnsutbetalinger; Her legger man inn bankkontonummer for utbetaling av lønn til den ansatte. Har man lønnsutbetaling via utenlandsk bankkonto, markeres det, samt legg inn Iban og swift og land. Vær oppmerksom på at lønnen vil bli utbetalt i NOK, men blir omregnet til lokal valuta ved utbetaling av lønnen. Se gjerne artikkel “Lønn til ansatte med utenlandsk konto”.
Markér også inn hvordan den ansatte skal se/motta sin lønnsslipp. Se gjerne egen artikkel “Lønnsslipp i mobilapp for alle lønnsmottakere”.
Adresse hentes fra fanen Detaljer på ansattkortet.
Opptjente feriepenger; Har man kjørt lønn i et annet lønnsprogram og flyttet over til Tripletex ved årsskiftet, kan man her legge inn grunnlag for dette på ansatte for det aktuelle ferieåret.
Arbeidsforhold
I denne seksjonen legger man bl.a inn informasjon om start- og sluttdato. Samt hva som er grunnlaget for selve lønnsberegningen. Her må man fylle ut alle feltene i tabellen. Angi om den ansatte har fastlønn eller timelønn (regnes ut automatisk om man legger inn årslønn). For ansatte med fastlønn, vil timelønnen brukes ved registrering av overtid.
Se gjerne egen artikkel “Arbeidsforhold - typer”.
Endring av arbeidsforhold
Skal et arbeidsforhold avsluttes, setter man inn korrekt sluttdato og årsak til sluttdato.
Nytt arbeidsforhold; Er det endringer i organisasjonen, arbeidsforhold som ikke skulle vært rapportert etc, velg “Nytt arbeidsforhold.
Når en ansatt har sluttdato på foregående arbeidsforhold, så er det muligt at opprette et nytt arbeidsforhold på den ansatte. Ved opprettelse av nytt arbeidsforhold får du et blankt arbeidsforhold og må fylle inn informasjon om det nye arbeidsforholdet.
Kopier arbeidsforhold; Har man ansatte som starter og slutter med jevne mellomrom (f.eks sesongarbeidere, vikarer mm) så vil “Kopier arbeidsforhold” angi alle verdier på arbeidsforholdet når man kopierer den ansattes siste arbeidsforhold. Knappen “Kopier arbeidsforhold” vil kun være synlig på den ansatte dersom den ansatte ikke har et aktivt arbeidsforhold.
Permisjon; Her registreres det informasjon om evt. permisjon. Se gjerne egen artikkel om “Permisjon” og “Permittering”.
Pensjonsrapportering. Når pensjonsrapportering er aktivert i Lønnsinnstillinger, kan man aktivere/deaktivere manuelt per ansatt.
Faste tillegg/trekk; Faste tillegg og trekk som legges inn her på den ansatte, vil bli tatt hensyn til i lønnskjøringen.
Faste tillegg og trekk som legges inn her, slipper man å registrere manuelt på hver lønnskjøring. Har man eksempelvis lønnskjøring hver 14. dag, vil de faste tillegg og trekkene i sin helhet komme med som grunnlag på den første lønnskjøringen. Se gjerne egen artikkel om “Tillegg og trekk” .
Utleggstrekk; Her kan man legge inn f.eks innkreving av skatt som er pålagt av skatteoppkrever, Statens Innkrevingssentral eller NAV. Dette vil da også komme som fast trekk på den ansattes lønnsutbetaling.
Fagforeningstrekk og Firmabil ; Aktiveres under “Lønn>Innstillinger”.
Har bedriften ansatte som er medlem i en fagforening, så kan fagforeningskontingent automatisk trekkes av lønnen til de ansatte. En liste over trukket kontingent kan sendes til fagforeningen.
Når ansatte får firmabil/yrkesbil til rådighet av arbeidsgiver, må man beskattes av den fordelen man får ved privat bruk av bilen. Grunnlaget legges inn her og beregningen gjøres automatisk.
Skattekort; Så lenge det skal trekkes skatt i en lønnskjøring, må det legges inn opplysninger i feltet for “Skattekort”.
Det anbefales å hente denne informasjonen via menypunktet eSkattekort. Er du behov for å bestille skattekort for flere ansatte samtidig, vil den rutinen være den mest praktiske. Valget ser du under Lønn i hovedmenyen.
Er ikke opplysninger om skattekort tilgjengelig, må du legge inn informasjonen manuelt.
Det anbefales å hente skattekort ved hver lønnskjøring (f.eks en gang i måneden). Arbeidsgiver kan varsles om endringer i skatteforhold for en arbeidstaker ved å markere for dette ved bestilling av skattekortet.
Normaltid; Avviker normaltiden for den ansatte fra det som er angitt for selskapet, legger man inn den ansattes normaltid her, med korrekt fra og med dato.
Fleksisaldo, Ferie, Feriesaldo; Her kan man oppdatere/justere manuelt hva som faktisk er korrekt saldo. Uavhengig av tidligere registreringer.
Fyller man inn i kolonne for Ferie, gjelder det kun dersom det avviker fra ordningen satt for selskapet. Legger man ikke inn sats feriepenger vil det ikke bli beregnet grunnlag for dette.
Man finner en samlet oversikt over hva som er registrert av informasjon per ansatt under "Selskap>Ansatte".
Finn svaret på spørsmålet ditt her!
Hvordan bestiller jeg elektronisk skattekort?
Via Lønn -> eSkattekort kan man bestille elektroniske skattekort fra Altinn. Man huker av ansatte i listen og bestiller skattekortene via den fargede menyen. Skattekortene kan så hentes via flervalgsmenyen.
Du kan lese mer om elektroniske skattekort i artikkelen om elektroniske skattekort.
Hvilken trekkperiode skal jeg velge i rubrikken "Skattekort" i arbeidsforholdsfanen?
Trekkperiode er den perioden du mottar lønn/pensjon for. Det er flere typer trekktabeller: månedstabeller, 14-dagerstabeller, uketabeller og dagtabeller. De forskjellige tabellene brukes ut fra antall dager man jobber. Du finner informasjon om reglene for hvilken trekkperiode som skal benyttes på Skatteetatens nettsider.
Her er noen tips:
- Det er kalenderdager og ikke arbeidsdager som telles.
- Alt fra 11 til 17 dager dekkes av 14-dagerstabellen.
- 14 dager og en halv måned beregnes forskjellig (en halv måned beregnes fra månedstabellen).
- Tre uker dekkes av månedstabellen.
- Informasjonen fra skatteetaten beskriver hvordan man beregner skattetrekk ut ifra valgt trekkperiode, men dette gjør Tripletex for deg.
Hvilken skattekommune skal bedriften betale skattetrekk til?
Arbeidsgiver skal betale skattetrekket til skatteoppkreveren i den kommunen der selskapet har sitt hovedkontor. Det skal brukes samme skatteoppkrever i hele inntektsåret selv om hovedkontoret flytter til en annen skattekommune i løpet av året.
Når det gjelder ansatte, som er bosatt i Norge, så er hovedregelen at de skattlegges i den kommunen de er bosatt i 1. november året forut for inntektsåret.
Jeg får ikke endret virksomhet på arbeidsforholdet. Hva gjør jeg?
Man får ikke endret virksomhet på et arbeidsforhold når det er knyttet til opprettet lønnsbilag og/eller sendte a-meldinger.
- Kanseller alle a-meldinger som den ansatte er tilknyttet. A-melding som inneholder lønnsbilag må slettes etterpå (reverseres først dersom det er opprettet bilag).
- Reverser alle lønnsbilag som den ansatte er tilknyttet.
- Slett alle lønnsbilag under bearbeiding som er opprettes pga. punkt 2.
- Endre virksomhet på arbeidsforholdet.
- Opprett lønnsbilag på nytt.
- Send a-melding på nytt.
Hvis dette problemet gjelder flere arbeidsforhold som er knyttet til mange lønnsbilag, så kan du gjøre følgende:
- Avslutt alle arbeidsforholdene og sett sluttdato til den siste dagen i måneden.
- Opprett nye arbeidsforhold med startdato den 1. i den påfølgende måneden og knytt arbeidsforholdene til riktig underenhet/virksomhet.
- Reverser alle lønnsbilag i måneden der de nye arbeidsforholdene er registrert.
- Sørg for at det er sendt inn a-meldinger for hver måned helt frem til de gamle arbeidsforholdene ble avsluttet (Ellers vil man få avvik også i neste måned).
Skatteetaten har tidligere sagt at dette er en grei løsning da a-melding fremover i tid blir korrekt.
Ta kontakt med Skatteetaten dersom du er usikker.