- Gå til ansatt ("Selskap>Ansatte>Velg den ansatte det gjelder")
eller
kontakt med lønnsrapportering ("Kunde>Kontakter>Velg kontakten det gjelder") - Klikk på fanen "Arbeidsforhold".
I denne fanen kan du legge inn informasjon om den ansattes arbeidsforhold.
Det som legges inn her, rapporteres også på a-melding.
1. Ansattdetaljer
I denne seksjonen vil du finne informasjon om den ansatte som fødselsdato, fødselsnummer, D-nummer eller internasjonal ID.
Du kan også se avdeling den ansatte er tilknyttet, og legge inn ansattnummer.
Hva er D-nummer?
D-nummer er et unikt nummer som utenlandske arbeidstakere som skal oppholde seg og jobbe i Norge for en kortere periode, får tildelt.
De første seks sifrene i D-nummeret er fødselsdato, og det første tallet er tillagt fire. Du trekker derfor bare i fra fire på det første tallet i D-nummeret. Hvis et D-nummer er 5107000000, så blir fødselsdatoen 11.01.1970.
Hvordan endre D-nummer til fødselsnummer
Dersom en utenlandsk ansatt får fødselsnummer skal D-nummer ikke fjernes.
Fødselsnummer registreres sammen med D-nummer. Disse to vil da bli slått sammen til ved innrapportering på a-melding og kobles opp mot samme person.
Fleksisaldo
Fleksisaldo krever fastlønn for å kunne benytte.
Fleksisaldoen gir en oversikt over registrerte timer per uke eller måned, mot en normaltid, og da en pluss- eller minus saldo ut i fra det.
En ansatt som har timelønn, får betalt for det antall timer de jobber.
Feriesaldo
Feriesaldo visero oversikt over totale feriedager og brukte feriedager.
Fører du timer på aktiviteten "Feriesaldo" vil du i "Timeliste>Månedsoversikt" se hva du har brukt av ferie og hva du eventuelt har til gode av feriedager, en saldo ut i fra det.
2. Innstillinger for lønnsutbetalinger
Her legger du inn bankkontonummer for utbetaling av lønn til den ansatte.
Er dette en utenlandsk ansatt kan du markere for "Utenlandsk bankkonto", legg deretter inn IBAN, SWIFT og landet til den ansattes bank.
Lønnen vil bli utbetalt i NOK, men blir omregnet til lokal valuta ved utbetaling av lønn.
Les mer om lønn til ansatte med utenlandsk konto
Du kan også velge hvordan den ansatte skal se/motta sin lønnsslipp i feltet "Lønnsslipp via".
Les mer om lønnsslipp i mobilapp for alle lønnsmottakere
3. Adresse
Adresse på den ansatte hentes fra fanen "Detaljer" på ansattkortet.
4. Opptjente feriepenger
Har du for eksempel kjørt lønn i et annet lønnssystem og flyttet over til Tripletex ved årsskiftet?
Da kan du her legge inn grunnlag for dette på ansatte for det aktuelle ferieåret.
5. Arbeidsforhold
I denne seksjonen legger du inn spesifikk informasjon om arbeidsforholdet.
- Legg inn en startdato, eventuelt en sluttdato.
- Legg inn hva som er grunnlaget for selve lønnsberegningen.
- Angi om den ansatte har fastlønn eller timelønn (sats vil regnes ut automatisk om du legger inn tall i kolonnen "Årslønn").
For ansatte med fastlønn, vil timelønnen brukes ved registrering av overtid.
Sørg for å fylle alle kolonner i tabellen.
Les mer om arbeidsforholdstyper her
Endring av arbeidsforhold
Skal et arbeidsforhold avsluttes, setter du inn korrekt sluttdato og årsak til sluttdato.
Nytt arbeidsforhold
Er det endringer i organisasjonen, arbeidsforhold som ikke skulle vært rapportert etc, velg “Nytt arbeidsforhold".
Når en ansatt har sluttdato på foregående arbeidsforhold, så er det mulig å opprette et nytt arbeidsforhold på den ansatte.
Ved opprettelse av nytt arbeidsforhold får du et blankt arbeidsforhold og må fylle inn informasjon om det nye arbeidsforholdet.
Kopier arbeidsforhold
Har du ansatte som starter og slutter med jevne mellomrom (f.eks sesongarbeidere, vikarer mm) så vil “Kopier arbeidsforhold” angi alle verdier på arbeidsforholdet når du kopierer den ansattes siste arbeidsforhold.
Knappen “Kopier arbeidsforhold” vil kun være synlig på den ansatte dersom den ansatte ikke har et aktivt arbeidsforhold.
6. Permisjon
Her registreres det informasjon om permisjon.
Lurer du på mer om permittering kan du lese mer her
7. Pensjonsrapportering
Når pensjonsrapportering er aktivert i "Lønn>Innstillinger", kan du aktivere/deaktivere manuelt per ansatt.
8. Faste tillegg/trekk
Har den ansatte faste tillegg eller trekk, som for eksempel at de skal trekkes for elektronisk kommunikasjon eller trekk i kantine, kan du legge det inn her.
Disse vil da automatisk bli med månedlig på lønnsbilag til den ansatte.
Dersom du har lønnskjøring hver 14. dag, vil de faste tilleggene og trekkene kun bli med på den ene lønnskjøringen.
Les mer om tillegg og trekk her
9. Utleggstrekk
Her kan fu legge inn for eksempel innkreving av skatt som er pålagt av skatteoppkrever, Statens Innkrevingssentral eller NAV.
Dette vil da også komme som fast trekk på den ansattes lønnsutbetaling.
10. Fagforeningstrekk
Gå til "Lønn>Innstillinger" og aktiver funksjonen "Selskapet har ansatte med fagforeningstrekk" for å få tilgang til denne seksjonen.
Har bedriften ansatte som er medlem i en fagforening, så kan fagforeningskontingent automatisk trekkes av lønnen til de ansatte. En liste over trukket kontingent kan sendes til fagforeningen.
Les mer om fagforeningstrekk her
11. Firmabil
Når ansatte får firmabil/yrkesbil til rådighet av arbeidsgiver, må de beskattes av den fordelen de får ved privat bruk av bilen. Grunnlaget legges inn her og beregningen gjøres automatisk av systemet.
12. Skattekort
Så lenge det skal trekkes skatt i en lønnskjøring, må det legges inn opplysninger i denne seksjonen.
Det anbefales å hente denne informasjonen ved bruk av eSkattekort.
For å kunne bestille og hente skattekort kan du gå til "Lønn>eSkattekort".
Vi anbefaler å bruke eSkattekort dersom du ønsker å legge inn skattekort for flere ansatte samtidig.
Er ikke opplysninger om skattekort tilgjengelig, må du legge inn informasjonen manuelt under seksjonen "Skattekort" på arbeidsfoholdet.
Det anbefales å hente skattekort ved hver lønnskjøring (f.eks en gang i måneden). Arbeidsgiver kan varsles om endringer i skatteforhold for en arbeidstaker ved å markere for dette ved bestilling av skattekortet.
13. Normaltid
Avviker normaltiden for den ansatte fra det som er angitt for selskapet, legger du inn den ansattes normaltid her, med korrekt fra og med dato.
Hva er normaltid?
Normaltid er antall timer som det er forventet at du skal jobbe i løpet av en normal arbeidshverdag.
Jobber du i en 100% stilling vil normaltiden din være på 7,5 eller 8 timer.
14. Fleksisaldo, Ferie og Feriesaldo
Her kan du oppdatere/justere manuelt hva som faktisk er korrekt saldo under hver seksjonen. Uavhengig av tidligere registreringer.
Fyller du inn i kolonne for Ferie, gjelder det kun dersom det avviker fra ordningen satt for selskapet.
Sats for feriepenger må legges inn manuelt da systemet ikke automatisk fyller det ut.
Du finner en samlet oversikt over hva som er registrert av informasjon per ansatt under "Selskap>Ansatte".
Ofte stilte spørsmål
Hvordan bestiller jeg elektronisk skattekort?
Via Lønn -> eSkattekort kan man bestille elektroniske skattekort fra Altinn. Man huker av ansatte i listen og bestiller skattekortene via den fargede menyen. Skattekortene kan så hentes via flervalgsmenyen.
Du kan lese mer om elektroniske skattekort i artikkelen om elektroniske skattekort.
Hvilken trekkperiode skal jeg velge i rubrikken "Skattekort" i arbeidsforholdsfanen?
Trekkperiode er den perioden du mottar lønn/pensjon for. Det er flere typer trekktabeller: månedstabeller, 14-dagerstabeller, uketabeller og dagtabeller. De forskjellige tabellene brukes ut fra antall dager man jobber. Du finner informasjon om reglene for hvilken trekkperiode som skal benyttes på Skatteetatens nettsider.
Her er noen tips:
- Det er kalenderdager og ikke arbeidsdager som telles.
- Alt fra 11 til 17 dager dekkes av 14-dagerstabellen.
- 14 dager og en halv måned beregnes forskjellig (en halv måned beregnes fra månedstabellen).
- Tre uker dekkes av månedstabellen.
- Informasjonen fra skatteetaten beskriver hvordan man beregner skattetrekk ut ifra valgt trekkperiode, men dette gjør Tripletex for deg.
Hvilken skattekommune skal bedriften betale skattetrekk til?
Arbeidsgiver skal betale skattetrekket til skatteoppkreveren i den kommunen der selskapet har sitt hovedkontor. Det skal brukes samme skatteoppkrever i hele inntektsåret selv om hovedkontoret flytter til en annen skattekommune i løpet av året.
Når det gjelder ansatte, som er bosatt i Norge, så er hovedregelen at de skattlegges i den kommunen de er bosatt i 1. november året forut for inntektsåret.
Jeg får ikke endret virksomhet på arbeidsforholdet. Hva gjør jeg?
Man får ikke endret virksomhet på et arbeidsforhold når det er knyttet til opprettet lønnsbilag og/eller sendte a-meldinger.
- Kanseller alle a-meldinger som den ansatte er tilknyttet. A-melding som inneholder lønnsbilag må slettes etterpå (reverseres først dersom det er opprettet bilag).
- Reverser alle lønnsbilag som den ansatte er tilknyttet.
- Slett alle lønnsbilag under bearbeiding som er opprettes pga. punkt 2.
- Endre virksomhet på arbeidsforholdet.
- Opprett lønnsbilag på nytt.
- Send a-melding på nytt.
Hvis dette problemet gjelder flere arbeidsforhold som er knyttet til mange lønnsbilag, så kan du gjøre følgende:
- Avslutt alle arbeidsforholdene og sett sluttdato til den siste dagen i måneden.
- Opprett nye arbeidsforhold med startdato den 1. i den påfølgende måneden og knytt arbeidsforholdene til riktig underenhet/virksomhet.
- Reverser alle lønnsbilag i måneden der de nye arbeidsforholdene er registrert.
- Sørg for at det er sendt inn a-meldinger for hver måned helt frem til de gamle arbeidsforholdene ble avsluttet (Ellers vil man få avvik også i neste måned).
Skatteetaten har tidligere sagt at dette er en grei løsning da a-melding fremover i tid blir korrekt.
Ta kontakt med Skatteetaten dersom du er usikker.