Hva påvirker status og resultat på prosjekt?

Et avansert bilag oppdaterer som nevnt ikke prosjektstatus, men ønsker du at prosjektstatus skal bli oppdatert, så må du registrere en ordrelinje på prosjektet i tillegg til bilaget som føres. 

En leverandørfaktura, eksempelvis EHF-format, påvirker kostnaden resultatet, og ordrelinjene statusen. Ordrelinjer som er registrert manuelt uten link til bilaget påvirker kun status og ikke resultat.

Bokførte lønnskostnader påvirker resultat på prosjektet.

Les mer om lønnskostnader på prosjekt her

Timekost på ansatt påvirker status. Som regel ønsker vi å se en dekningsgrad - altså hvor mye det er forventet å “tjene” på prosjektet. Har du ansatte eller kontakter som skal føre timer på prosjekt, legg inn en stipulert kostnad på den ansatte. 

Vi kan ta for oss et prosjekt og se hvordan og hva som påvirker status og resultat.

Her er det opprettet et timeprisprosjekt, med ulik timepris per ansatt. 

Vi ser i utgangspunktet på fanen “Status” - da det er her i første omgang det vil skje en bevegelse når vi etterhvert starter med timeføring etc.

Status er naturlig nok i null når vi setter i gang - her er det sortert på oktober og vi konsentrerer oss om oktober måned.

Resultatrapporten er likeledes ganske så tom.

Tips

Har du en kontakt som skal føre timer på prosjektet må du ta et valg dersom du får en faktura fra en underleverandør for konsulenten. Enten velger du å føre faktura mot prosjektet som kostnad evt legger du inn en kostnad på kontakten - som vist under for en ansatt. Gjør du begge deler vil du få doble kostnader i status (du må da passe på å fjerne ordrelinjen fra leverandørfaktura i prosjektet) - men ikke i resultatet så lenge du ikke kjører lønn for kontakten.

I ansattdetaljer legger du altså inn en stipulert kostnad på den ansatte. Den kan variere fra ansatt til ansatt, avhenger av lønnskostnadene.

(I feltet Timepris legger du inn en timepris om du ønsker å benytte alternativet personspesifikke timepriser, det vil da være den fakturerbare timeprisen på den ansatte/aktiviteter). 

Det er her lagt inn en stipulert timekost (som skal dekke timelønn, overtid + sosiale kostnader mm).

I ansattoversikten kan du se de ansattes (og evt kontakters) timepris/timekost.

Timeføring

De to ansatte har nå ført noen timer i oktober på prosjektet vårt. Og her ser vi oversikt over totalt timer.

Endringer i status og/eller resultat

I status ser vi totalt antall timer, kostnader (basert på timekost på de ansatte) og forventet inntekt basert på den timepris som vi har satt på prosjektet. (det er ikke budsjettert så de radene vil vi se bort i fra).

Forklaring: Det er ført totalt 152 timer. Den fakturerbare timeprisen er som vi har sett ulik på de to ansatte (850,- og 975,-), her vises en gjennomsnittlig timepris 816,-. Det samme gjelder for timekosten (410,- og 300,-) som her er 336,-. Total forventet inntekt er 124.000,- minus totalt kostnader 51.100,-.  Det gir en foreløpig “gevinst” på 72.900,-. Føres det flere timer vil tallene her i status automatisk endres. 

Timene er ikke bokført i regnskapet, det er ikke kjørt lønn osv. Det vil si at ingenting har endret seg i resultatrapporten, som kun tar hensyn til det som er bokført i regnskapet. Likevel kan vi få en god oversikt over hvordan det går med prosjektet til enhvert tid. (Timekost påvirker status og lønnskostnader på resultat). 

En av de ansatte har vært på reise i forbindelse med prosjektet og ført en reiseregning.

Reiseregningen er laget men ikke bokført i regnskapet ennå. Du kan velge å bokføre nå, evt blir den bokført når den viderefaktureres på prosjektet.

I status ser vi nå at kostnaden er medregnet i totalen, og dekningsgraden er redusert.

Ingen ending i resultatrapporten så lenge reiseregningen ikke er bokført. Bokfører vi reiseregningen vil resultatrapporten ta med bilaget, status blir som over. Reiser og utlegg kan bokføres fra fanen “Reiser og utlegg” i prosjektet. 

I resultatrapporten har det nå skjedd en bevegelse etter at vi opprettet et bilag (altså bokførte i regnskapet) for reiseregningen. 

Fører du en leverandørfaktura og ikke bokfører denne, vil endringer uansett vises i status, men ikke i resultatrapporten. Det blir i prinsippet det samme som ved reiseregningen.

Kostnaden vises i status, som både inntekt og kostnad ved at det i prosjektet er markert at de skal viderefaktureres. 

Leverandørfakturaen vil legges seg som en egen post i ordrelinjener.

Går vi så tilbake til føringen av leverandørfaktura og velger å bokføre denne, vil vi nå få et endret resultat i resultatrapporten.  Kostnaden på 18.000,- fra leverandørfaktura medregnes i  resultatet.

Er det behov for å føre et avansert bilag vil det som nevnt kun påvirke resultatrapporten og ikke status.

Dette beløpet vises kun i resultatrapporten og vil ikke bli medregnet i status. Du finner heller ikke den kostnaden i ordrelinjer. 

For å se hvilke bilag som ligger til grunn for beløpet i resultatrapporten - kan du klikke på tallet og du kommer inn i hovedbok (beløpene vises eks mva).