1. Opprette utlegg
- Gå til "Reiser og utlegg" i hovedmenyen.
- Klikk på "Nytt utlegg" for å opprette et nytt utlegg.
Husk at du også enkelt kan føre utlegg via mobilapp.
Les mer om hvordan du fører utlegg via mobilappen her
3. Har du rettigheter til å godkjenne reiser og utlegg, vil du få et ekstra valg “Til godkjenning” i oversiktsiden.
2. Laste opp vedlegg
- Klikk på fanen "Vedlegg" etter at du har opprettet utlegget.
- Klikk på binders-ikonet øverst til høyre eller bruk Drag-and-drop funksjonen for legge til kvitteringer på utlegget.
3. Velger du å legge til vedlegg fra binders-ikonet får du flere alternativer å hente vedlegg fra.
Det anbefales ikke å sende kvitteringer til bilagsmottaket. Har du ikke tilgang til bilagsmottaket vil du heller ikke få mulighet til å hente kvitteringer til utlegget.
4. Fyll ut feltene. (Et utlegg kan knyttes til avdeling, prosjekt eller ordre)
5. Velg om utlegget skal viderefaktureres via prosjekt eller ordre.
Når du fyller ut ditt eget utlegg, vil feltet for ansatt være låst for endring.
Er du administrator og har rettigheter til å opprette utlegg for ansatt, vil feltet være tilgjengelig og du kan velge den ansatte.
Se fullstendig oversikt over alle brukertilganger her
Alle felt merket med stjerne (*) må fylles ut.
3. Registrere kostnader
1. I seksjonen "Kostnader" kan du registrere kostnadene du har hatt.
2. Velg «Ny kostnad» for å legge til en ny utgift.
3. Kostnadskategori må fylles ut. Mangler du kostnadskategorier kan flere opprettes ved å klikke på “tannhjulet” på utsiden (Husk å lagre før du velger å gå videre til “tannhjulet”).
4. Klikk på "Lagre" etter at du er ferdig med å registrere utlegget.
4. Godkjenning av utlegg
1. Er godkjenning aktivert kan du klikke på "Levere" for å sende utlegget til godkjenning.
Status endres til "Levert".
2. Du kan gjøre endringer inntil utlegget er godkjent ved å klikke på "Gjenåpne".
Slette eller avvise utlegg
Via handlingsknappen helt oppe til høyre finner du flere alternativer for utlegget, som å slette eller avvise utlegget.
Om du avviser et utlegg har du mulighet for å legge til en kommentar for årsak til avvisning. Slik at den som har levert utlegget, kan rette opp og sende det inn på nytt.
Alle utlegg finner du i oversikten “Reiser og utlegg”.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan endre et ansattutlegg som er låst?
Utlegget kan reverseres dersom det:
- Ikke er bokført
- Ikke kjørt på lønn
Øverst på høyre hjørne inne på utlegget vil du kunne se hvilken type bilag utlegget er tilknyttet.
Du kan klikke på tallene som står i blått her, du vil da bli sendt til bilaget det gjelder.
Du må reversere bilagene utlegget har tilknytning til. Du vil da kunne foreta endringer inne på utlegget.
Dersom det er kjørt på lønn, må lønnskjøringen reverseres først før det blir mulig å reversere det avanserte bilaget.
Er utlegget tatt med på lønnsutbetaling og du ikke ønsker å reversere, kan du lage korreksjonsbilag.
Dette gjøres ved å opprette et nytt ansattutlegg der du korrigerer feilføringen.