Et ansattutlegg opprettes fra hovedmenyen “Reiser og utlegg”. Husk at du også enkelt kan føre utlegg via mobilapp.
Har du rettigheter til å godkjenne reiser og utlegg, vil du få et ekstra valg “Til godkjenning” i oversiktsiden.
Et utlegg kan knyttes til avdeling, prosjekt eller ordre, man også velge om utlegget skal viderefaktureres via prosjektet eller ordre.
Når man fyller ut sitt egen utlegg, vil feltet for ansatt ikke være tilgjengelig for endring. Er du administrator og har rettigheter til å opprette utlegg for ansatt, vil feltet være tilgjengelig og du kan velge den ansatte.
Alle felter merket med stjerne må fylles ut.
Vedlegg
I seksjon vedlegg legger man til kvitteringer mm. ved “Legg til” eller “drag and drop” funksjonen.
Velger man å legge til vedlegg fra binders-ikonet får man flere alternativer å hente vedlegg fra. NB. Det anbefales ikke å sende kvitteringer til Bilagsmottaket. Har man ikke tilgang til denne funksjonen vil man heller ikke få mulighet til å hente kvitteringer til utlegget.
Kostnader
Under kostnader registreres de utgiftene man har hatt.
Velg «Ny kostnad» for å legge til en ny utgift. Kostnadskategori må fylles ut. Mangler man kostnadskategorier kan flere opprettes ved å klikke på “tannhjulet” (husk å lagre før du velger å gå videre til “tannhjulet”).
Når man har registrert utlegget, så klikker man på “Lagre”.
Er godkjenning aktivert kan man klikke på “Levere” for å sende til godkjenning. Status endres til “Leveret”.
Man kan gjøre endringer inntil utlegget er godkjent ved å velge “Gjenåpne”. Via handlingsknappen helt oppe til høyre finner du flere alternativer for utlegget.
Alle utlegg finner man i oversikten “Reiser og utlegg”.
Husk at du også enkelt kan føre utlegg via vår mobilapp.