Både lønnsinformasjon og arbeidsforhold sendes inn via menyvalget "Lønn>A-melding" i hovedmenyen.
Man velger riktig periode med piltastene eller fra kalenderfunksjonen, og oppfrisker. Man vil nå se en oversikt over skattetrekk, arbeidsgiveravgift, lønnsbilag og arbeidsforhold for den valgte perioden. Hvis man klikker på "Vis" ved siden av et lønnsbilag, så får man opp lønnsbilaget til høyre i skjermbildet. Det er lurt å se igjennom lønnsbilagene før man sender a-meldingen til Altinn.
Når man har kontrollert at informasjonen er korrekt, oppretter man a-meldingen via menyen nederst i skjermbildet.
Man har nå opprettet en a-melding under bearbeiding. Selv om man forlater skjermbildet, så vil den samme a-meldingen under bearbeiding ligge klar i perioden den er opprettet.
For å sende inn a-melding for perioden, må man først logge seg inn i Altinn via menyen.
Man velger korrekt Altinn-ID, skriver inn passord og klikker på "Ny SMS-kode". Så skriver man inn koden man får på SMS og klikker på "Logg inn i Altinn". Telefonnummeret engangskoden sendes til kan endres på siden "Min Profil" i Altinn.
Ved øreavrunding blir det opprettet et bilag. Bilagsdato settes til dagens dato, men man kan endre bilagsdato manuelt hvis man ønsker dette. Så klikker man på "Send a-melding".
Det vil nå stå at bilaget ble opprettet og at a-meldingen ble vellykket sendt til Altinn. Dette betyr ikke at a-meldingen er godkjent av Altinn, bare at innsendingen var vellykket. Når man sender inn lønnsinformasjon, så sendes automatisk alle bedriftens arbeidsforhold inn til Altinn i samme a-melding.
Man henter returmeldinger fra Altinn via menyen. I utgangspunktet vil det bare ta noen sekunder før returmeldingene er klare, men i blant kan det ta litt lenger tid. Når returmeldingen ikke er hentet, så vil det stå "Returmelding ikke lest" i statusfeltet. Denne statusen vil endres når returmeldingen hentes fra Altinn. A-meldingen vil få statusen "Ok" hvis alt er korrekt.
Hvis Altinn finner klare feil eller mangler, som f.eks. at man mangler obligatorisk informasjon i et arbeidsforhold, så vil man få a-meldingen i retur. Det vil da stå "Avvist" i statusfeltet, og man vil se i feilmeldingen fra Altinn hvorfor a-meldingen ble avvist.
Feilmeldinger i Altinn
Får man feilmeldinger fra Altinn, må man da registrere eller korrigere det som er galt og sende en ny a-melding for perioden. "Oversikt over feilmeldinger i Altinn".
Man kan også få beskjed om at a-meldingen inneholder avvik. Altinn opererer med to ulike alvorlighetsgrader for avvik – øyeblikkelig og retningslinje.
For å korrigere avvik med alvorlighetsgrad "øyeblikkelig" må man sende inn en kanselleringsmelding til Altinn. Dette gjør man via menyen nederst i skjermbildet.
Den originale a-meldingen vil da kanselleres i Altinn. Man må også hente returmeldinger for kanselleringsmeldinger. Hvis feilmeldingen, som i dette eksempelet, omhandler lønnen som er bilagsført, så må lønnsbilaget reverseres, man må korrigere avviket, opprette et nytt lønnsbilag og sende en ny a-melding til Altinn med korrekt lønnsinformasjon.
Man kan lese mer om korrigering av feil i veiledningen til a-ordningen som man finner på altinn.no. Feilmeldinger fra Tripletex “MAGNET_DAG_184 er klikkbare og man vil bli tatt direkte til Altinn.
Man kan se en god oversikt over lønnsbilag, a-meldinger og terminoppgaver for en bestemt periode i "Lønn>Lønnsbilag" i hovedmenyen.
Når man kansellerer en a-melding med lønnsinformasjon, så vil det automatisk opprettes en a-melding under bearbeiding.
Hvis man ønsker å fjerne denne a-meldingen helt, så kan man klikke på “Detaljer”, gå til sirkelen med de tre prikkene og velge "Reverser" og etterfølgende “Slett” . Da slettes a-meldingen og det tilhørende bilaget for øreavrunding.
Fordeling av arbeidsgiveravgift mellom kommuner
Når man oppretter a-meldingen, så er det mulig å splitte arbeidsgiveravgiften prosentvis mellom to kommuner per ansatt. Dette kan være aktuelt for ambulerende virksomhet.
Man velger da "Ny rad", riktig ansatt og virksomhet og en prosentvis fordeling mellom kommunene. Hvis kommuner tilhører ulike soner for arbeidsgiveravgift, så vil denne korrigeringen bilagsføres automatisk når man sender inn a-meldingen.
Ved endringer i arbeidsforhold
Man kan velge å sende inn arbeidsforhold i en egen a-melding til Altinn. Da huker man av boksen "Kun arbeidsforhold" øverst i bildet.
Man får da opp bare arbeidsforholdene, og alt av lønnsinformasjon fjernes fra bildet. Så huker man av de arbeidsforholdene man vil sende inn og velger “Send a-melding” i menyen.
Hvis endringer i arbeidsforhold gjør at man må innrapportere endringer etter at a-melding er sendt for perioden, så kan man gå inn i "Lønn/A-melding" i hovedmenyen, huke av arbeidsforholdene, som skal sendes inn på nytt, og velge “Send a-melding” i menyen.