Via ansattdetaljer og fanen arbeidsforhold må man velge hva slags arbeidsforholdstype den ansatte skal rapporteres inn med. Det er tre valg: ordinært arbeidsforhold, maritimt arbeidsforhold og frilanser/oppdragshaver/honorar personer m.m.
Pensjon eller andre ytelser uten ansettelsesforhold
A-ordningen opererer også med en fjerde type arbeidsforhold – pensjon eller andre ytelser uten ansettelsesforhold. Dette alternativet benyttes når bedriften utbetaler pensjon eller annen ytelse/godtgjørelse til en person som ikke har et arbeidsforhold.
Unntak: Ansatt som også får utbetalt delvis pensjon. Den ansatte skal da rapporteres inn med et ordinært/maritimt arbeidsforhold.
I Tripletex må en person som mottar pensjon eller andre ytelser uten ansettelsesforhold, opprettes som en kontakt via "Kunde>Ny kontakt" i hovedmenyen. Det må hukes av for lønnsrapportering, og kontakten må knyttet til et virksomhetsnummer.
Når kontakten opprettes, så vil det i fanen arbeidsforhold nå stå “Type arbeidsforhold: Pensjon og andre ytelser uten arbeidsforhold”.
Ordinært arbeidsforhold
Ordinært arbeidsforhold er for alle ansatte som ikke arbeider på sjøen (maritime arbeidsforhold) eller er frilansere, oppdragstakere og styremedlemmer uten ordinær lønn. Dette vil si at nesten alle ansatte skal innrapporteres med et ordinært arbeidsforhold.
Et ordinært arbeidsforhold er rapporteringspliktig til NAV (Aa-registeret). Denne rapporteringen skjer via a-ordningen, og dette arbeidsforholdet må da rapporteres inn hver måned selv om den ansatte ikke har mottatt noe lønn eller andre ytelser i perioden.
Dette betyr at hvis man som arbeidsgiver har ansatte med et ordinært arbeidsforhold, må det sendes en a-melding hver måned helt frem til en evt. sluttdato.
Maritimt arbeidsforhold
Et maritimt arbeidsforhold velges når den ansatte arbeider til sjøs, på fartøy eller borerigg. Hvis man velger maritimt arbeidsforhold, så må man også registrere tilleggsinformasjon. Man registrerer da riktig skipsregister, skipstype og om ferdsel er i innenriks eller utenriks fartsområde.
Et maritimt arbeidsforhold er rapporteringspliktig til NAV (Aa-registeret). Denne rapporteringen skjer via a-ordningen, og dette arbeidsforholdet må da rapporteres hver måned selv om den ansatte ikke har mottatt noe lønn eller andre ytelser i perioden.
Dette betyr at dersom man som arbeidsgiver har ansatte med et maritimt arbeidsforhold, må det sendes en a-melding hver måned helt frem til en evt. sluttdato.
NB! Hvis selskapet har ansatte med sjømannsfradrag, så må man via “Lønn>Innstillinger” i hovedmenyen huke av opsjonen “Selskapet har ansatte med sjømannsfradrag” i avsnittet "Globale innstillinger".
Frilanser/oppdragstaker/honorar personer m.m.
Denne kategorien utgjør enhver som utfører arbeid eller oppdrag for lønn/godtgjørelse uten arbeidsforhold, men som ikke er selvstendig næringsdrivende.
Eksempler: Frilansere, styremedlemmer, folkevalgte, personer som innehar tillitsverv, fosterforeldre, støttekontakter, avlastere og personer med omsorgslønn.
Unntak: Ansattes representant i styre. Her har den ansatte et ordinært eller maritimt arbeidsforhold. Selvstendig næringsdrivende skal ikke innrapporteres med denne arbeidsforholdstypen.
For denne gruppen må man ikke innrapportere fra arbeidsforholdets start. Rapporteringsplikten trer i kraft i utbetalingsperioden. Det kreves heller ikke at det registreres en yrkeskode eller arbeidstidsordning for denne gruppen.
Når det gjelder selvstendig næringsdrivende, så sier Altinn: Det er kun honorar eller annen godtgjøring som er utbetalt til opphavsmann til åndsverk som skal rapporteres i a-meldingen. Vederlag for tjenester av teknisk, håndverksmessig, juridisk, regnskapsmessig eller annen art skal ikke innrapporteres gjennom a-meldingen. Slike utbetalinger videreføres i en årlig rapportering i skjemaet: "RF-1321 Betalinger til selvstendig næringsdrivende".
Hvis man rapporterer inn feil type arbeidsforhold på en ansatt:
Man kan ikke endre arbeidsforholdstype på et arbeidsforhold etter at man har rapportert inn arbeidsforholdet til Altinn via a-meldingen. Man må derfor først kansellere den sendte a-meldingen med arbeidsforholdene via “Lønn>A-melding” i hovedmenyen og menyen nederst i skjermbildet.
Man velger riktig periode, klikker på “Detaljer” på riktig a-melding og velger “Send kanselleringsmelding” via menyen nederst på siden. Husk å hente returmelding for kanselleringsmeldingen. Nå kan man endre arbeidsforholdstypen på den ansatte via ansattdetaljene og fanen “Arbeidsforhold”. Så sender man inn de ansattes arbeidsforhold på nytt via “Lønn>A-melding” i hovedmenyen.
Hvis man har rapportert inn et arbeidsforhold på en person som ikke har det:
Hvis man feilaktig har rapportert inn en kontakt som en ansatt med arbeidsforhold, så må man først kansellere a-meldingen via “Lønn>A-melding” i hovedmenyen og hente returmeldinger. Så går man inn i ansattdetaljene og fanen «Arbeidsforhold» og setter sluttdato på arbeidsforholdet til samme dato som startdato.
Nå må arbeidsforholdene rapporteres inn på nytt til Altinn via “Lønn>A-melding” i hovedmenyen.
Man velger riktig periode og sender inn arbeidsforholdene. Man rapporterer nå inn start- og sluttdato på arbeidsforholdet til kontakten. Så kan man opprette kontakten i Tripletex via “Kunde>Ny kontakt” i hovedmenyen. Som nevnt, hvis det skal utbetales pensjon eller andre ytelser uten arbeidsforhold til kontakten, så må man huke av for lønnsrapportering og knytte kontakten til en virksomhet.