Reiseregning

1. Innstillinger for reiser og utlegg

Før du begynner å føre reiseregninger i Tripletex bør du gå igjennom “Innstillinger for reiser og utlegg”.

1. Gå til "Reiser og utlegg" i hovedmenyen til venstre.
2. Klikk på tannhjul-ikonet for å komme til innstillingene.

Alle innstillingene her gjelder for både reiseregninger og utlegg.

Moduler

I seksjonen “Moduler” kan du velge om reiseregninger må godkjennes og hvilke satser du ønsker for Kost- og kjøregodtgjørelse.

Satser

I seksjonen “Satser” kan du for eksempel velge om kjøregodtgjørelse skal utbetales til den ansatte, og om du ønsker å bruke de skattefrie satsene for kjøregodtgjørelse og diett.

Betalingstyper

Under seksjonen “Betalingstyper” legger du inn hvordan betalingen for reiseregning/utlegget skal behandles.

Du kan for eksempel legge inn firmakort med riktig regnskapskonto dersom den ansatte bruker et firmakort til utgifter på reiser.

Alt som ligger med regnskapskonto ("Til ansattreskontro") blir behandlet på lønn.

Kostnadskategorier

I seksjonen “Kostnadskategorier” kan du legge til nye kategorier ved å klikke på “Ny rad”.
Det er også mulig å slette eller endre på de kategoriene som allerede ligger der
Snakk med en regnskapsfører før du endrer på regnskapskontoer og mva-koder.

2. Hvordan opprette en reiseregning

1. Gå til "Reiser og utlegg" i hovedmenyen til venstre.
2. Klikk på "Ny reise" øverst til høyre for å opprette en ny reiseregning.

3. Fyll inn nødvendige felt.
Alle obligatoriske felt er markert med " * ".

Dersom du ikke huker på om reisen er en utenlandsreise eller dagsreise, registrer systemet automatisk dette som en innenlandsreise.

Systemet velger automatisk satser basert på om det er innenlandsreise eller utenlandsreise.
Tripletex brukes statens satser for diett og kostgodtgjørelse, som blir kontinuerlig oppdatert.

4. Huk av boksen "Fakturerbar" dersom reiseregningen skal viderefaktureres og tilknyttes et prosjekt eller en ordre.

5. Klikk på bil-ikonet dersom reisen inneholder bruk av bil.
Seksjonen "Kjøregodtgjørelse" vil da dukke opp.

Kostgodtgjørelse

I seksjonen “Kostgodtgjørelse” skriver du inn sted, sats og eventuelt diett trekk for frokost, lunsj eller middag. 

• Skal du ha trekk for frokost den ene dagen, og lunsj og middag neste dag, så må dette føres som to rader med riktig trekk for hver dag.
  
  Du trenger ikke å legge inn alle opplysninger på nytt.
  Klikk på "Kopier", og systemet vil kopiere samme rad på nytt for deg.
• Reiser du gjennom flere land i løpet av et døgn, så beregner du kostgodtgjørelse for det landet der du har oppholdt deg i lengst.
• Har du krav på ulegitimert nattillegg? Registrer dette i feltet "Nattillegg".
  For utenlandsreiser vil dette være "Kompensasjonstillegg".

Kjøregodtgjørelse

I seksjonen “Kjøregodtgjørelse” skriver du inn dato, avreisested og ankomststed.
Det er datoen som styrer når antall kilometer blir registrert. Forslag til antall kilometer samt km-sats vil automatisk bli oppdatert. 

• Aktiver for bompenger ved å klikke på de to sirklene. Da vil kostnader legges til i henhold den ruten du kjører.
  Kontroller at det er korrekt beløp.
• Kopier raden ved å klikke på de to kvadrat-ikonene. Du kan da legge til tur-retur reise.
• Klikk på pilene som peker opp og ned til venstre for å flytte plassering på kjøregodtgjørelsesraden.

I reiseregningsoversikten (detaljert visning) kan du se antall kilometer per ansatt i en gitt periode.

• Marker for "Firmabil" dersom du har benyttet firmabil for reisen. Kjøregodtgjørelsen vil da ikke bli utbetalt til den ansatte.
• Ved valg av personbil så velger du sats i nedtrekksmenyen under kolonnen "Sats".
• Klikk på "Ny rad" og velg "Bil - passasjertillegg" for å legge til passasjertillegg.

Kostnader

I seksjonen “Kostnader” føres alle utlegg som er forbundet med reisen.

• Du skriver inn dato, betalingstype og kostnadskategori.
  Det er også mulig å legge inn en kommentar.
• Videre spesifiserer du valuta, mva-sats og skriver inn beløpet.

Gå til reiser og utleggsinnstillinger for å opprette nye betalingstyper.

Les mer om hvordan du skal legge til andre betalingstyper enn "Privat utlegg" eller andre kostnadskategorier

Fullfør

Marker for “Ferdig registrert” når du er ferdig med reiseregning.

Klikk deretter på "Lagre".

Nå er reiseregningen sendt til godkjenning til nærmeste leder!

Vi støtter kun statens/skatteetatens satser, og satser som i sin helhet er skattepliktige må håndteres manuelt direkte i lønn.

2. Reiser- og utleggsoversikt

Du kan finne alle opprettede, leverte, godkjente og ferdigbehandlede reiseregninger i oversikten “Reiser og utlegg”. 
Les mer om reiser og utlegg her

Klikk på ikonet med tre streker i ulike størrelser for å filtrere.

Varslingsinnstillinger for reiser og utlegg

1. Klikk på profilbilde øverst på høyre hjørne.
2. Velg "Min profil".

3. Klikk på fanen "Varslingsinnstillinger".

4. Her vil du finne varslinger for reiser og utlegg.
Disse innstillingene gjelder for kun din bruker.

Ofte stilte spørsmål