Tripletex oppretter automatisk en mottaksadresse for bilagene i bilagsmottaket.
Adressen er basert på firmanavnet + @ebilag.com.
Adressen for elektroniske bilag kan endres under "Bilag>Innstillinger", seksjonen "Bilagsmottak".
Adressen kan oppgis til ens leverandører slik at man kan motta faktura direkte inn i bilagsmottaket. Gjør avsender oppmerksom på at filene må være i PDF, JPG eller PNG-format. Det som forenkler behandling av faktura er å kunne motta en EHF-faktura (Elektronisk Handelsformat Faktura) - dette kan også bestilles via “Mitt abonnement”.
Innstillingene for hvordan motta bilagene inn i bilagsmottaket kan endres under Regnskap > Innstillinger > Regnskapsregler, seksjon Bilagsmottak.
Hvis du laster opp eller sender via mail til Bilagsmottaket, inneholdene faktura, vil disse splittes opp i bilagsmottaket.
Bilagsmottak
Alle bilag som sendes/lastes inn får et “registreringsnummer” - <Ikke bokført…>. Det følger bilaget inntil det markeres for bokføring. Se egne artikler om reg. leverandørfaktura.
Med blyanten kan tittelen på bilaget endres. I tillegg kan en legge inn en kommentar relatert til bilaget, f.eks informasjon til regnskapsfører.
Filtrering
Flere filtrerings alternativer skjult bak ulike ikon.
Fritekstsøk: søker i diverse felter - det være seg tall eller ord/navn.
Flere valg: aktiverer feltet Sortering for dato og beløp.
Visningsvalg: aktiverer for å søke på bankinformasjon.
Last opp
Via last-opp funksjonen kan du laste direkte inn i Bilagsmottaket.
Her kan du også velge å dele opp dokumenter om det skulle være behov for dette. Du kan fint benytte dra og dropp funksjon her.
Aktivere flere menyer og funksjoner
Ved å markere utenfor bilag i Bilagsmottaket, aktiveres flere menyer for selve bilaghåndtering.
Registrer Bilag
Har du flere bilag og ønsker å få en mer effektiv måte å registrere på, anbefales å markere de bilagene en ønsker å jobbe med, deretter velge Registrer bilag.
Man får da opp følgende menyer:
Antall bilag som er markert fra Bilagsmottaket vil vises. Er ikke sider slått sammen (faktura med mer enn én side), kan du nå gjøre det raskt før man begynner selve føringen. Er det skannede bilaget ikke en EHF-faktura, vil du her kunne velge bilagstype, “Leverandørfaktura” vil stå som standardvalg.
Hvis du likevel ikke ønsker å føre bilaget, kan du velge “Legg tilbake”, da blir lagt tilbake til Bilagsmottaket. Velger du “Slett” vil bilaget bli slettet, men du har mulighet til å hente det tilbake innen 90 dager. Det vil vises en melding med informasjon om du prøver å slette.
Dialogboksen for kommentar vil også være tilgjengelig i “Registrer bilag”.
Vedlegg
Fra vedleggsfanen kan du legge til og endre vedlegg til bilaget du er.
Når et bilaget er ferdig ført/postert og du har trykket lagre (opprett for bilag i pdf-format), vil neste bilaget i utvalget automatisk bli tilgjengelig for føring.
Slå sammen
Denne funksjonen kan også håndteres fra Bilagsmottaket. Marker de skannede bilagene helt til venstre og velg så å slå sammen.
“Handlingsknapp”
Ved å markere ett eller flere bilag finner du en del funksjoner “skjult” under handlingsknappen.
Er det slått sammen sider som ikke hører til, kan man via handlingsknappen og “Del opp”, splitte bilagene.
Send til regnskapsfører
Hvordan man ønsker å benytte denne funksjonen kommer litt an på rutinen i bedriften. Du føre et bilag, uten å bokføre. Eks. postere/legge inn kostnadskonto, fordele beløp på flere kostnadskonto, avdeling, prosjekt etc, og lagre, uten å bokføre. Da flyttes bilaget automatisk (som fortsatt vil være markert “Ikke bokført…”, til menyvalget “Ikke bokførte bilag”.
Du trenger ikke gjøre noe med bilaget før du velger “Sendt til regnskapsfører”, selve bokføringen kan også foretas fra dette menyvalget.
Del opp
Er det slått sammen sider som ikke hører til, kan man via handlingsknappen og “Del opp”, splitte bilagene.
Koble til bilag
Her kan du legge et eller flere skannede bilag til en føring som tidligere er foretatt, men som ikke har vedlegg fra før. Man får opp en liste over alle bilag uten vedlegg. For å legge til flere eller endre på vedlegg til et bilag som allerede er ført, kan du søke opp bilaget via f.eks bilagsoversikt (journal).
Arkiver
Er det bilag som ikke skal bokføres, men likevel tas vare på, kan de arkiveres. Markér bilag og velg Arkiver.
Her vil du få flere arkiveringsalternativer.
Slett
For å slette skannede bilag, marker bilaget/ene helt til venstre og velg “Slett”.
Bilaget er “tilgjengelig” i 90 dager. Du finner de slettede bilagene i hovedmenyen under Bilag>Slettede bilag.