Ønsker du at fastlønnen til ansatte skal fordeles prosentvis på prosjekter, må du sette på «Prosjektregnskap – lønn» under “Regnskapsinnstillinger>Regnskapsregler”.
Fastlønnen vil da bli fordelt prosentvis ut i fra timene som føres i timelisten på prosjektaktiviteter og generelle aktiviteter.
Aktivering av prosjektregnskap - lønn har ikke tilbakevirkende kraft.
Det er mulig å korrigere summer, kostnadsbærerne prosjekt og avdeling på selve lønnsutbetalingen. Hvis det er ført overtid på prosjektet, så vil overtidstimene også knyttes til prosjektet, men kun hvis alle overtidstimene er ført på prosjektet.
Aktiviteter markert med fravær, tas ikke med i fordeling av fastlønn. (Selve lønnen vil ikke bli påvirket, men i resultatrapporten på prosjektene, vil du se de faktiske kostnadene for den prosentvise lønnen).
NB! Det er en annen regnskapsregel som avgjør om lønnen skal føres mot den ansattes avdeling eller prosjektets avdeling. Man finner denne lønnsregelen i avsnittet «Avdelingsregnskap». Det er også viktig at ansatte med fastlønn fører alle sine timer i timelisten for at beregningen skal bli riktig.
For de som kjører lønn etterskuddsvis, vil ikke dette fungere. Her vil det kun gjelde de timene som er ført i timelisten den måneden lønnen kjøres i.
Eksempel på hvordan det blir feil når du kjører lønn midt i måneden
Lønnskostnaden (månedslønnen) fordeles kun over de timene som er ført i timelisten inntil denne datoen. I tilfellene hvor det ikke kjøres lønn etterskuddsvis, vil altså de resterende timene som føres denne måneden, ikke bli hensyntatt ved kostnadsfordelingen. Hvis det ikke kjøres lønn etterskuddsvis, må du her benytte avansert bilag for å manuelt korrigere dette i ettertid.
Eksempelvis føres det timer til og med den 13de i måneden, samme dag som det kjøres lønn. Det er ført på 3 aktiviteter, 2 på prosjekt og 1 på internaktivitet:
På lønnsutbetalingen fordeles da lønnskostnadene kun utover de timene som er ført i timelisten.
Det tas altså ikke hensyn til timene som senere føres for resten av måneden ved kostnadsfordelingen. Systemet har heller ingen måte å “forfordele” timer som skal føres fremover. Dette er grunnen til at funksjonen kun fungerer ved etterskuddsmessig lønn.