Hvis klienten ikke er en kunde i Tripletex, så må man først registrere klienten som en ny kunde via “Kunde>Ny kunde/leverandør” i hovedmenyen. Kunden må registreres med navn og et gyldig organisasjonsnummer.
Legg inn all nødvendig informasjon og trykk “Opprett”. Deretter får man mulighet til å “Opprette klienttilgang”.
Før man går videre blir man bedt om å bekrefte at klientens identitet er verifisert. Dette er regnskapskontorets ansvar.
Når man så velge “Opprett klienttilgang” får man følgende bekreftelse i handlingsloggen oppe i menylinjen.
I det nye skjermbildet må man velge hvilke moduler og tilleggstjenester klienten skal ha i Tripletex. Valget "Tripletex-fakturaer sendes til kunden" markerer man om kunden selv skal motta faktura for Tripletex-kontoen. Markeres dette valget, er man også nødt til å registrere en bruker som administrator hos kunde ved opprettelse av klienttilgang. Dette vil typisk da være en daglig leder eller lignende.
Velg så “Opprett klienttilgang”.
Den nyopprettede klienten vil nå få en ny fane kalt «klienttilgang». Her kan administrator i regnskapsførerkontoen administrere hvilke regnskapsførere som skal ha tilgang til kontoen, og hvilke tilganger disse skal ha.
Man kan legge til ansatte via knappen “Legg til ansatt”. I oversikten vil kun regnskapsførernes initialer vises, men man kan se fullt navn ved å holde musepekeren over initialene.
Regnskapsførere vil kunne se sine kontoer, altså klientkontoer som de har tilgang til, via ansattdetaljene og fanen “klienttilgang”. Her kan de også logge seg inn i klientkontoene.
Klientkonto
Etter at klienten er opprettet vil man ha tilgang til klientene i listen som dukker opp ved å trykke på navnet sitt øverst til venstre i Tripletex. Ønsker man å igjen å se hovedmenyen, trykker man på navnet sitt på nytt.
Etter at klienttilgangen er opprettet vil det være aktuelt å gi tilgang til ansatte eller kontakter hos klienten.
I klientkontoen velger man “Selskap>Ny ansatt”. Om selskapet ikke har ansatte, men har brukere som trenger innlogging, kan man opprette disse som kontakter. Velg "Kunde>Ny kontakt".
Man må fylle ut alle feltene med stjerne og huke av boksen for "Systemtilgang" nederst på siden. Systemtilgang gir brukeren mulighet til å logge inn i Tripletex. Under fanen "Brukertilgang" administrerer man tilgangene til brukerne. Ved å gi tilgangen "brukeradministrator" under avsnittet "Generelle tilganger", vil brukeren selv kunne administrere sine egne og andres tilganger.
Det er viktig at man registrerer riktig e-postadresse på den nye administratoren, for det er til denne e-postadressen informasjon om pålogging sendes.
NB. Hvis man oppretter en klienttilgang og klienten allerede er kunde i Tripletex, så vil kunden bli varslet om den opprettede klienttilgangen på e-post. Brukeradministrator i klientkontoen må da gi regnskapskontoret tilganger i kontoen. Se gjerne egen artikkel om “klienter/kunder med eksisterende Tripletex konto”.