Klienter/Kunder
Hvis klienten ikke er en kunde i Tripletex, så må man først registrere klienten som en ny kunde via «Kunde/Ny kunde/leverandør» i hovedmenyen. Kunden må registreres med navn og et gyldig organisasjonsnummer.
Så kan man opprette en klienttilgang via den fargede menyen nederst i skjermbildet.
Man må bekrefte at en avtale er inngått eller vil bli inngått med klienten for å opprette klienttilgangen.
I det nye skjermbildet må man velge hvilke moduler og tilleggstjenester klienten skal ha i Tripletex. I tillegg må man registrere en e-postadresse for faktura/purring og organisasjonsform. Administrator i regnskapsførerkontoen vil bli tildelt alle rettigheter i den nye klientkontoen. Man kan også registrere en administrator hos kunden. Denne administratoren vil da få en e-post med informasjon om klienttilgangen.
Den nyopprettede klienten vil nå få en ny fane kalt «klienttilgang». Her kan administrator i regnskapsførerkontoen administrere hvilke regnskapsførere som skal ha tilgang til kontoen, og hvilke tilganger disse skal ha. Se gjerne egen artikkel "Tilgang og rettigheter for regnskapsførere".
Regnskapsførere vil kunne se sine kontoer, altså klientkontoer som de har tilgang til, via ansattdetaljene og fanen «klienttilgang». Her kan de også logge seg inn i klientkontoene.
Hvis man oppretter en klienttilgang og klienten allerede er kunde i Tripletex, så vil kunden bli varslet om den opprettede klienttilgangen på e-post. Administrator i klientkontoen må da gi regnskapskontoret rettigheter i kontoen. Administrator i regnskapskontoen kan da fordele de gitte rettighetene fritt til regnskapskontorets ansatte. Se gjerne egen artikkel "Opprette klienter/kunder med eksisterende Tripletex konto".
Bankintegrasjon og Kid-nummer på faktura
Med bankintegrasjon får man blant annet en helautomatisk betalingstjeneste som muliggjør direkte betaling fra flere bankkontoer og valutakontoer, samt banktransaksjonene automatisk inn til bankavstemmingen.
Aktivering av Kid-nummer (OCR) på innbetalinger fra Autopay bestilles direkte i banken samtidig med Autopay-avtalen.
NB! Man må også aktivere modulen “KID-nummer på faktura (Banktjenester)” på "Mitt abonnement" for at KID-nummer skal genereres på fakturaen.
Med KID-nummer på faktura slipper man all manuell jobb tilknyttet utsendte fakturaer og fakturaoversikten oppdateres automatisk.
Har man ikke bestilt OCR-avtale samtidig med AutoPay-avtalen, må banken kontaktes for å bestille en OCR-autopay avtale.
Bilagshåndtering
Tilleggstjenesten "Elektroniske bilag" vil være automatisk aktivert i din konto. Dette gir deg tilgang til bilagsmottak under "Bilag>Bilagsmottak".
Er bilagsmottak ikke tilgjengelig i konto kan du føre bilag via "Bilag>Nytt bilag" og velge riktig type bilag.
Fra "Bilagsmottaket" vil bilaget vises på høyre side og gjør det enklere å føre bilaget, evt har man mottatt en EHF-faktura vil det være få steg til ferdig registrering.
Det er mulig å koble et elektronisk dokument til et eksisterende bilag ved å trykke på «Koble til bilag».
Hver skannede side vil ligge som et eget dokument i bilagsmottaket. Hvis flere sider hører sammen, så kan man slå dem sammen ved å krysse av boksene og trykke på «Slå sammen» i menyen. Man kan også reversere denne handlingen ved å trykke på «Del opp». Det er mulig å registrere alle bilag direkte i bilagsmottaket (man kan da velge å slå sammen skannede bilags om hører sammen i det man fører bilaget).
Har man ført mot samme leverandør tidligere, vil Tripletex huske hvilken kostnadskonto fakturaen ble ført på sist gang. Er det du som regnskapsfører som skal bokføre bilagene, så kan kunden velge "Send til regnskapsfører" i menyen. Regnskapsfører vil da finne bilagene via "Bilag>Ikke bokførte bilag" i hovedmenyen.
Hjelpekonto
Hvis kunden selv registrerer mottatte regninger og er usikker på hvilken kostnadskonto en regning skal føres på, så kan kunden føre regningen på «9999 Hjelpekonto».
Kunden kan eventuelt velge kostnadskonto, men ikke bokførerer (det kan settes opp som standard i rettigheter til kunden) - da havner det også i "Ikke bokførte bilag".
Konto 9999 må aktiveres før kunden kan bruke den. Dette gjøres via «Regnskap><Kontoplan» i hovedmenyen ved å krysse av Vis i "Registrer leverandørfaktura".
Når kunden fører en regning på «9999 Hjelpekonto», så vil man finne bilaget i "Bilag>Ikke bokførte bilag" i hovedmenyen. Man huker av bilaget i listen og velger "Registrer bilag" i menyen.
Legger inn rett konto på bilaget og lagrer. Når man lagrer dette, så flyttes det ferdige bilaget til bilagsoversikten.
Ulike kostnadskontoer
Hvis en regning skal føres på ulike kostnadskontoer, så kan man trykke på «Fordel beløp».
Hvis beløpet skal føres på flere enn to kostnadskontoer, så trykker man på «Nytt delbeløp» under det siste delbeløpet. Man kan også fordele på ulike mva-koder.
Avansert bilag
Avansert bilag er Tripletex’ svar på den tradisjonelle debet-/kreditføringen som regnskapsførere er vant til å bruke. Tripletex har også en forenklet versjon, "Bilag>Nytt bilag/Enkel føring", som kundene selv kan bruke. Et avansert bilag benyttes blant annet til overføringer mellom ulike bankkonti.
Her er en oversikt over hurtigtastene i avansert bilag (de endres litt fra om man har MAC eller PC):
Husk at man kan få opp en oversikt over samtlige hurtigtaster i Tripletex ved å trykke "shift + ?" på tastaturet.
Fakturering
Man finner en liste over alle utgående fakturaer under "Faktura>Fakturaoversikt» i hovedmenyen. Hvis forfallsdatoen passeres på en faktura, så vil datoen bli rød i oversikten.
Hvis man markerer i boksen til venstre for faktura, så kan man velge å sende en betalingspåminnelse, en purring eller et inkassovarsel. Man kan velge at dette skal gå automatisk ved å krysse av for "Automatisk betalingspåminnelse/purring" i "Faktura>Innstillinger" i hovedmenyen. Her kan man også velge om man vil sende inkassovarsler elektronisk eller via automatisk brevutsendelse.
Man kan også endre dette for hver enkelt kunde og i "Detaljer" huke av boksene for automatisk betalingspåminnelse.
Importmuligheter
Tripletex har importmuligheter på flere ulike nivåer i systemet, som faktura, ordre, bilag, produkt og kunde-/leverandørimport. Hvis man skal importere noe inn i Tripletex, så er det viktig at filene er identiske med de eksempelfilene som ligger under hver fane.
Bankavstemming
Dette gjøres ved å gå inn på "Bank>Bankavstemming" i hovedmenyen. Har man bankintegrasjon vil det være naturlig å avstemme via "Automatisk", men det er også en løsning for manuell bankavstemming. Kontoene bør avstemmes hver måned, og saldoen på utskriften må stemme med regnskapet.
Klienter
Her finner du en oversikt over samtlige klientkontoer og hvilke tilganger regnskapskontoret har.
Klientoppgaver
Her kan man se hvilke pliktige rapporter og frister som gjelder for hver kunde.
Både "Oppgaver" og "Fristliste" er det flere filtreringsmuligheter på bl.a. kunde, kundeansvarlig, periode, avstemminger, oppgaver og betalinger.
Transaksjoner per klient
Oversikt over transaksjoner per klient.
Klienttilgang
Her ser man hvilke klienter man har tilgang til, logge direkte inn til klient, gi og fjerne tilganger.
Kundedetaljer
I kundedetaljene kan man bl.a. registrere når man har mottatt en signert avtale og fullmakter nederst på siden. Avtaler og annen dokumentasjon kan lagres på kunden i fanen Dokumentarkiv.
Årsoppgjør i Tripletex
Fra og med inntektsåret 2021 ble det ny skattemelding for næringsdrivende. Næringsoppgave og andre ligningsskjema er borte, og vi står igjen med en samlet “Næringsspesifikasjon”.
Årsoppgjørsmodul i Tripletex genererer disse næringsopplysningene, som så sendes til skatteetaten.no, og kobles med den personlige skattemeldingen med pre-utfylte opplysninger fra Skatteetaten.
Årsoppgjøret i Tripletex er for Enkeltmannsforetak (ENK), og er satt opp trinnvis med forklaringer og veiledninger til å støtte opp om hvert steg i prosessen frem til ferdig levert skattemelding.