Opprette ansatte
Når man skal begynne å føre lønn i Tripletex, så må man først legge de ansatte inn i systemet. Dette gjøres via "Selskap>Ny ansatt" i hovedmenyen.
Her legger man inn informasjon om den ansatte. Alle feltene med stjerne må fylles ut. Før man velger “Opprett”, gi den ansatte nødvendige tilganger. Husk å legge inn korrekt mailadresse (dette vil også være den som benyttes om den ansatte skal ha påloggingstilgang til Tripletex). Tilganger kan endres i fanen "Brukertilgang".
Brukertilgang
Her styres hvilke tilganger den ansatte skal ha i Tripletex, som føring av timer, reiseregninger, opprette ordre og registrere kostnader på prosjekter mm.
Når man oppretter en ansatt vil man få tilgang til fanen "Arbeidsforhold" hvor man registrerer lønnsrelatert informasjon, som blant annet personnummer, kontonummer, skattekommune, skattetrekk, faste tillegg og trekk og opptjente feriepenger.
Lønnsinnstillinger
Setter man en startdato for lønnsutbetaling i systemet, vil evt kostnader (som reiseregninger og utlegg opprettet før startdato) ikke komme som grunnlag for en lønnskjøring.
Innstillingene finner man under “Lønn>Innstillinger” i hovedmenyen.
Startdato bør settes til dagen man skal begynne å beregne lønn for den ansatte, ikke til dagen for den første lønnsutbetalingen.
I lønnsinnstillingene finner man også lønnsarter og evt oversikt over Fagforeninger om dette er aktivert i innstillingenen.
Lønnsutbetaling
Når man har gått igjennom lønnsinnstillingene og arbeidsforhold, kan man betale ut lønn til de ansatte.
Lønn>Ny Lønnsutbetaling
Har man opprettet avdeling, vil alle de ansatte ligge i den avdelingen de er oppført under. Man velger periode øverst til venstre på siden, velger hvilke ansatte det skal utbetales lønn for og klikker på "Opprett".
Man kan også velge å kjøre en “Forenklet lønnsutbetaling” om man ikke ønsker å kjøre en ordinær lønn. Det kan f.eks være ansattutlegg, reiseregning eller et forskudd.
Velg “Opprett”. Man vil da få en “lønnsutbetaling under bearbeiding”.
Fastlønn evt antall timer, faste tillegg og trekk som er lagt inn på arbeidsforholdet vil komme med som grunnlag til utbetaling av lønn. Er den ansatte oppført med fast månedslønn, så vil systemet automatisk regne ut lønnen til den ansatte. Hvis en ansatt står oppført med timelønn, og den ansatte fører timer i Tripletex, så må månedsoversikten godkjennes, eller så må timene legges inn manuelt ved å velge "Ny rad" og en lønnskode for timelønn fra nedtrekksmenyen.
Alle godkjente reiseregninger og ansattutlegg på den ansatte i den valgte perioden vil også komme opp i oversikten. Disse kan man slette hvis de skal utbetales på et senere tidspunkt.
Utbetaling av lønn
Med bankintegrasjon via AutoPay vil man kunne utbetale lønn direkte i Tripletex uten å legge utbetalinger direkte i nettbanken . Se gjerne egen artikkel om “AutoPay Betalingsflyt”.
Man kan velge å opprette lønnsbilaget uten å generere lønnsslipp - artikkel “sending av lønnsslipper”.
Hvis man ikke har bankintegrasjon i Tripletex-kontoen, så må man velge "Nettbank" som betalingsform. Da må man passe på at man faktisk utbetaler lønnen på den datoen man oppgir i Tripletex. Betaling av lønn blir da registrert i regnskapet og ansattpostene lukkes. Hvis man har bankintegrasjon vil ansattpostene lukkes automatisk når Tripletex mottar filen fra banken.
Med bankintegrasjon vil lønnen overføres direkte til de ansattes konto og til konto for skattetrekk. Konto for skattetrekk må registreres før pengene kan overføres. Man finner en link til detaljene for skattetrekkskontoen ved å gå inn på "Selskap>Selskapsinformasjon" i hovedmenyen.
Slette/reversere lønnskjøring
Hvis man oppdager en feil etter at lønnsbilaget er opprettet, er det mulig å slette (kun siste førte bilaget) eller reversere bilaget i bilagsdetaljene via "Lønn>Lønnsbilag" i hovedmenyen.
En kopi av lønnsbilaget vil da bli opprettet som en ny lønnsutbetaling under bearbeiding slik at bilaget kan bli opprettet på nytt.
Reiser og utlegg
Godkjente reiser og utlegg vil komme med som grunnlag for lønnsutbetaling.
Ny reiseregning eller utlegg opprettes via "Reiser og utlegg" i hovedmenyen.
Det er viktig at man fyller ut alle feltene merket med stjerne.
Ved registrering av utlegg må man spesifisere betalingstype og kostnadskategori. Tilgjengelige valg administreres via "Innstillinger".
I “Innstillinger for reiser og utlegg” kan man blant annet velge om selskapet utbetaler diett i henhold til statens reiseregulativ eller de skattefrie diettsatsene.
Man kan finne alle opprettede reiseregninger i oversikten “Reiser og utlegg”. I oversikten kan man spesifisere periode, avdeling, prosjekt og ansatt.
Fra oversikten kan man se både “Åpne, Leverte, Godkjente og Ferdigbehandlede”. Kun brukere med nødvendig brukertilgang kan godkjenne reiseregninger.
Godkjenning
Kontooppsettet avgjør om et ansattutlegg må godkjennes av en bruker med nødvendig brukertilgang. Godkjenningsmodulen for utlegg og reiser aktiveres via "Innstillinger for reiser og utlegg".
For å godkjenne ansattutlegg, markér ett eller flere i seksjon “Leverte”. Velg “Godkjenn”. Man kan kontrollere at beløp, mva-sats mm stemmer ved å klikk på “øyet” til høyre.
