Opprette ansatte
Når man skal begynne å føre lønn i Tripletex, så må man først legge de ansatte inn i systemet. Dette gjøres via "Selskap>Ny ansatt" i hovedmenyen.
Her legger man inn informasjon om den ansatte. Alle feltene med stjerne må fylles ut. Når man trykker "Opprett", så kommer man til fanen "Brukertilgang".
Her styrer man hvilke rettigheter den ansatte skal ha i Tripletex, som føring av timer, reiseregninger, opprette ordre og registrere kostnader på prosjekter. For å få brukertilgang til Tripletex må den ansatte ha en gyldig e-postadresse.
I fanen "Arbeidsforhold" registrerer man lønnsrelatert informasjon som blant annet personnummer, kontonummer, skattekommune, skattetrekk, faste tillegg og trekk og opptjente feriepenger.
Man kan lett gjøre endringer på hver enkelt ansatt ved å gå inn i "Selskap>Ansattoversikt" i hovedmenyen og klikke på "Detaljer" ved siden av den ansattes navn.
Lønnsinnstillinger
Setter man en startdato for lønnsutbetaling i systemet, vil evt kostnader (som reiseregninger og utlegg opprettet før startdato) ikke komme som grunnlag for en lønnskjøring.
Innstillingene finner man under “Lønn” i hovedmenyen.
Startdato bør settes til dagen man skal begynne å beregne lønn for den ansatte, ikke til dagen for den første lønnsutbetalingen.
I lønnsinnstillingene finner man også lønnsartene i Tripletex i fanen "Lønnsarter".
Lønnsutbetaling
Når man har lagret lønnsinnstillingene, så kan man betale ut lønn til de ansatte. Dette gjør man via "Lønn/Ny lønnsutbetaling" i hovedmenyen. Har man opprettet avdeling, vil alle de ansatte vil nå ligge under den avdelingen de er oppført under. Man velger periode øverst til venstre på siden, velger hvilke ansatte det skal utbetales lønn for og klikker på "Opprett".
Man kan også velge å kjøre en “Forenklet lønnsutbetaling” om man ikke ønsker å kjøre en ordinær lønn.
Det vil da opprettes et “lønnsbilag under bearbeiding”.
Alle godkjente reiseregninger og ansattutlegg på den ansatte i den valgte perioden vil komme opp i oversikten. Disse kan man slette hvis de skal utbetales på et senere tidspunkt.
Hvis en ansatt står oppført med fast månedslønn, så vil systemet automatisk regne ut lønnen til den ansatte. Hvis en ansatt står oppført med timelønn, og den ansatte fører timer i Tripletex, så må månedsoversikten godkjennes, eller så må timene legges inn manuelt ved å velge "Ny rad" og en lønnskode for timelønn fra nedtrekksmenyen.
Utbetaling av lønn
Med betalingsløsningen AutoPay vil man kunne utbetale lønn direkte i Tripletex. Man slipper å gå via nettbanken. Se gjerne egen artikkel om “AutoPay Betalingsflyt”.
Man kan velge å opprette lønnsbilaget uten å genere lønnsslipp - se gjerne egen artikkel om “sending av lønnsslipper”.
Hvis man ikke har AutoPay integrert i Tripletex-kontoen, så må man velge "Nettbank" som betalingsform. Da må man passe på at man faktisk utbetaler lønnen på den datoen man oppgir i Tripletex. Betaling av lønn blir da registrert i regnskapet og ansattpostene lukkes. Hvis man har AutoPay, vil ansattpostene lukkes automatisk når Tripletex mottar filen fra banken.
Med betalingsløsning AutoPay vil lønnen overføres direkte til de ansattes konto og til konto for skattetrekk. Konto for skattetrekk må registreres før pengene kan overføres. Man finner en link til detaljene for skattetrekkskontoen ved å gå inn på "Selskap/Selskapsinformasjon" i hovedmenyen.
Hvis man oppdager en feil etter at lønnsbilaget er opprettet, er det mulig å slette (kun siste førte bilaget) eller reversere bilaget i bilagsdetaljene via "Lønn/Lønnsbilag" i hovedmenyen.
En kopi av lønnsbilaget vil da bli opprettet som en ny lønnsutbetaling under bearbeiding slik at bilaget kan bli opprettet på nytt.
Reiseregning
Reiseregninger føres via "Reiser og utlegg" i hovedmenyen.
Man velger ikonet for fly.
Det er viktig at man fyller ut alle feltene merket med stjerne. Ved registrering av utlegg må man spesifisere betalingstype og kostnadskategori. Tilgjengelige valg administreres via "Reiser og utlegg/Innstillinger".
I “Reiseregninger/ansattutlegg innstillinger” kan man blant annet velge om selskapet utbetaler diett i henhold til statens reiseregulativ eller de skattefrie diettsatsene.
Man kan finne alle opprettede reiseregninger i oversikten “Reiser og utlegg”. I oversikten kan man spesifisere periode, avdeling, prosjekt og ansatt.
Fra oversikten kan man se både “Åpne, Leverte, Godkjente og Ferdigbehandlede”. Kun brukere med nødvendig brukertilgang kan godkjenne reiseregninger.
Utlegg
Nytt Utlegg føres også via “Reiser og utlegg”. Man velger ansatt og om utlegget er knyttet til et bestemt prosjekt evt en ordre. Beløp og kostnadskategori føres under "Kostnader". Hvis det er flere beløp, så trykker man på "Ny kostnad".
Ved registrering av utlegg må man spesifisere betalingstype og kostnadskategori.
Utlegg har en “drag and drop” funksjon for vedlegg evt kan man hente opp vedlegg ved å klikke på bindersen i seksjonen for “Vedlegg”. Filen må være en pdf-fil eller et bilde.
Oversikt over alle utlegg samt mulighet for å godkjenne utleggen finner man via “Reiser og utlegg” i hovedmenyen.
For å godkjenne et ansattutlegg marker man de man ønsker å godkjenne og velger GODKJENN i menyen. For å kontrollerer at beløp og merverdiavgiftssats stemmer klikk på øyet til venstre.
Kontooppsettet avgjør om et ansattutlegg må godkjennes av en bruker med nødvendig brukertilgang. Godkjenningsmodulen for utlegg og reiser aktiveres via "Reiser og utlegg>Innstillinger".
Godkjente ansattutlegg vil automatisk komme opp på den ansatte ved lønnsutbetaling.