Opprette ansatte
Når man skal begynne å føre lønn i Tripletex, så må man først legge de ansatte inn i systemet. Dette gjøres via "Selskap>Ny ansatt" i hovedmenyen.
Her legger man inn informasjon om den ansatte. Alle feltene med stjerne må fylles ut. Før man velger “Opprett”, gi den ansatte nødvendige tilganger. Husk å legge inn korrekt mailadresse (dette vil også være den som benyttes om den ansatte skal ha påloggingstilgang til Tripletex). Tilganger kan endres i fanen "Brukertilgang".
Brukertilgang
Her styres hvilke tilganger den ansatte skal ha i Tripletex, som føring av timer, reiseregninger, opprette ordre og registrere kostnader på prosjekter mm.
Når man oppretter en ansatt vil man få tilgang til fanen "Arbeidsforhold" hvor man registrerer lønnsrelatert informasjon, som blant annet personnummer, kontonummer, skattekommune, skattetrekk, faste tillegg og trekk og opptjente feriepenger.
Lønnsinnstillinger
Setter man en startdato for lønnsutbetaling i systemet, vil evt kostnader (som reiseregninger og utlegg opprettet før startdato) ikke komme som grunnlag for en lønnskjøring.
Innstillingene finner man under “Lønn>Innstillinger” i hovedmenyen.
Startdato bør settes til dagen man skal begynne å beregne lønn for den ansatte, ikke til dagen for den første lønnsutbetalingen.
I lønnsinnstillingene finner man også lønnsarter og evt oversikt over Fagforeninger om dette er aktivert i innstillingenen.
Lønnsutbetaling
Når man har gått igjennom lønnsinnstillingene og arbeidsforhold, kan man betale ut lønn til de ansatte.
Lønn>Ny Lønnsutbetaling
Har man opprettet avdeling, vil alle de ansatte ligge i den avdelingen de er oppført under. Man velger periode øverst til venstre på siden, velger hvilke ansatte det skal utbetales lønn for og klikker på "Opprett".
Man kan også velge å kjøre en “Forenklet lønnsutbetaling” om man ikke ønsker å kjøre en ordinær lønn. Det kan f.eks være ansattutlegg, reiseregning eller et forskudd.
Velg “Opprett”. Man vil da få en “lønnsutbetaling under bearbeiding”.
Fastlønn evt antall timer, faste tillegg og trekk som er lagt inn på arbeidsforholdet vil komme med som grunnlag til utbetaling av lønn. Er den ansatte oppført med fast månedslønn, så vil systemet automatisk regne ut lønnen til den ansatte. Hvis en ansatt står oppført med timelønn, og den ansatte fører timer i Tripletex, så må månedsoversikten godkjennes, eller så må timene legges inn manuelt ved å velge "Ny rad" og en lønnskode for timelønn fra nedtrekksmenyen.
Alle godkjente reiseregninger og ansattutlegg på den ansatte i den valgte perioden vil også komme opp i oversikten. Disse kan man slette hvis de skal utbetales på et senere tidspunkt.
Legg til lønnsrader
Det kan være aktuelt å legge til lønnsrader på en lønnskjøring under bearbeiding. Velg da "Legg til lønnsrader" fra menylinjen. Man får da flere alternativer for å legge til lønnsrader. Husk å lagre.
Åpne reskontroposteringer
Er det åpne poster på en ansatt, f.eks utbetalt forskudd på lønn, så vil de åpne postene automatisk komme med i lønnsutbetaling under bearbeiding.
Åpne ansattposter er posteringer som er ført mot ansattreskonto (standard konto 2910) som ikke er lukket. En oversikt over åpne ansattposter finner du under "Regnskap>Reskontro>for ansatte" i hovedmenyen.
Utbetaling av lønn
Med bankintegrasjon via AutoPay vil man kunne utbetale lønn direkte i Tripletex uten å legge utbetalinger direkte i nettbanken . Se gjerne egen artikkel om “AutoPay Betalingsflyt”.
Man kan velge å opprette lønnsbilaget uten å generere lønnsslipp - artikkel “sending av lønnsslipper”.
Hvis man ikke har bankintegrasjon i Tripletex-kontoen, så må man velge "Nettbank" som betalingsform. Da må man passe på at man faktisk utbetaler lønnen på den datoen man oppgir i Tripletex. Betaling av lønn blir da registrert i regnskapet og ansattpostene lukkes. Hvis man har bankintegrasjon vil ansattpostene lukkes automatisk når Tripletex mottar filen fra banken.
Med bankintegrasjon vil lønnen overføres direkte til de ansattes konto og til konto for skattetrekk. Konto for skattetrekk må registreres før pengene kan overføres. Man finner en link til detaljene for skattetrekkskontoen ved å gå inn på "Selskap>Selskapsinformasjon" i hovedmenyen.
Slette/reversere lønnskjøring
Hvis man oppdager en feil etter at lønnsbilaget er opprettet, er det mulig å slette (kun siste førte bilaget) eller reversere bilaget i bilagsdetaljene via "Lønn>Lønnsbilag" i hovedmenyen.
En kopi av lønnsbilaget vil da bli opprettet som en ny lønnsutbetaling under bearbeiding slik at bilaget kan bli opprettet på nytt.
Reiser og utlegg
Godkjente reiser og utlegg vil komme med som grunnlag for lønnsutbetaling.
Ny reiseregning eller utlegg opprettes via "Reiser og utlegg" i hovedmenyen.
Det er viktig at man fyller ut alle feltene merket med stjerne.
Ved registrering av utlegg må man spesifisere betalingstype og kostnadskategori. Tilgjengelige valg administreres via "Innstillinger".
I “Innstillinger for reiser og utlegg” kan man blant annet velge om selskapet utbetaler diett i henhold til statens reiseregulativ eller de skattefrie diettsatsene.
Man kan finne alle opprettede reiseregninger i oversikten “Reiser og utlegg”. I oversikten kan man spesifisere periode, avdeling, prosjekt og ansatt.
Fra oversikten kan man se både “Åpne, Leverte, Godkjente og Ferdigbehandlede”. Kun brukere med nødvendig brukertilgang kan godkjenne reiseregninger.
Godkjenning
Kontooppsettet avgjør om et ansattutlegg må godkjennes av en bruker med nødvendig brukertilgang. Godkjenningsmodulen for utlegg og reiser aktiveres via "Innstillinger for reiser og utlegg".
For å godkjenne ansattutlegg, markér ett eller flere i seksjon “Leverte”. Velg “Godkjenn”. Man kan kontrollere at beløp, mva-sats mm stemmer ved å klikk på “øyet” til høyre.
Finn svaret på spørsmålet ditt her!
Trenger jeg å legge inn lønnsarter selv?
I Tripletex er det allerede satt opp standard lønnsarter som vi tenker skal holde for de aller fleste selskapene. Om man ønsker så kan man opprette helt nye slik at de passer deres behov. Det gjør man inne på Lønn > Innstillinger > Lønnsarter-fanen > trykk på Ny lønnsart helt til høyre på siden.
Vi anbefaler at man lar de lønnsartene som er satt opp som standard stå slik de er og da heller opprette nye. Man kan gjøre lønnsarter som ikke er i bruk om til inaktive slik at de ikke dukker opp i nedtrekksmeny for lønnsarter når man skal registrere en ny lønnsutbetaling.
Jeg har startet med lønn i Tripletex midt i en termin. Hva gjør jeg med arbeidsgiveravgift og skattetrekk?
Arbeidsgiveravgift og skattetrekk betales per termin. Man må derfor gjøre en manuell korrigering i den første terminen i Tripletex. Man må da hente beløpene fra sitt gamle regnskapssystem og korrigere beløpene til innbetaling i første termin i Tripletex-kontoen.
Hvordan kan jeg reversere lønnsbilag?
For å reversere lønnsbilag må man inn på Lønn > Lønnsbilag. Trykk på lønnsbilagsnr. og nederst på siden vil du se en Reverser-knapp. Trykk på denne. Har du flere ansatte med i lønnsbilaget kan du selv velge om du ønsker å reversere på bilaget for en eller flere av dem. Fjern haken for de du ikke ønsker å reversere lønnsbilag på. Når det er gjort så vil det opprettes en ny lønnsutbetaling (under bearbeiding) inne på Lønn > Lønnsbilag slik at du kan gjøre de endringene du ønsker.
Se på artikkelen her for hvordan du delreverserer.
Hvordan legger man inn negativ lønn?
Vi anbefaler ikke at man kjører negativ lønn, men heller at beløpet til utbetaling hos den ansatte går i null. Dette kan man gjøre ved å velge "Ny rad" på lønnsutbetalingen med en lønnsart som går mot ansattreskontroen. Beløpet vil da bli trukket fra på neste lønnskjøring hvis du inkluderer de åpne postene.
Når lønnsbilaget, som har 0 til utbetaling, registreres som betalt, vil reskontroposteringene vises som åpne poster i ansattreskontroen. Lønnsbilaget må registreres som betalt for å få ønsket effekt i reskontro.
Når blir lønnsslipper tilgjengelig for de ansatte?
Dette kan man definere under lønnskjøringen når man oppretter lønnsbilaget. Man vil da få et datofelt der man kan velge når lønnsslippene skal bli tilgjengelige i systemet, og evt. når de ansatte skal bli varslet om at de har fått en ny lønnsslipp.
Man kan ikke sette denne datoen før lønnsutbetalingens dato eller mer enn én dag etter bilagsdato.
Kan jeg redusere antall ansatte per lønnsbilag?
Ja, via "Lønn>Innstillinger" og avsnittet "Globale innstillinger" kan man sette maks antall ansatte per lønnsbilag. Hvis man har flere ansatte enn antallet man setter her, så vil lønnsutbetalingen automatisk splittes i to lønnsbilag.
Hvordan kan jeg spesifisere flere beregningsmetoder for arbeidsgiveravgift innenfor samme virksomhet?
Man kan spesifisere hvilken beregningsmetode for arbeidsgiveravgift man vil benytte på lønnsutbetalinger og ved refusjon av sykepenger. Beregningsmetoder for arbeidsgiveravgift blir gruppert på a-meldinger og på terminoppgaver.
Hvordan beregnes "Grunnlag skatt" på lønnsslippen?
"Grunnlag skatt" er summen av alle lønnsartene som påvirker skattegrunnlaget. Se "Lønn/Lønnsinnstillinger" i hovedmenyen og velg fanen "Lønnsarter". Kolonnen "Skatt" angir om lønnsarten skal inkluderes i skattegrunnlaget.
Hvorfor kommer ikke en av de ansatte opp ved lønnsutbetaling?
Sjekk følgende:
- Gå inn i ansattdetaljene via "Selskap>Ansatte", velg fanen "Brukertilgang" på den ansatte og kontroller at boksen "Brukeren kan velges av andre brukere som fører timer, reiser og utlegg m.m. i selskapet" er krysset av i avsnittet "Generelle tilganger".
- Gå inn i ansattdetaljene, velg fanen "Arbeidsforhold" og kontroller at startdatoen for arbeidsforholdet er satt til før den perioden det skal utbetales lønn for.
- Gå inn i "Lønn>Innstillinger" i hovedmenyen og kontroller at "Startdato for lønnsutbetaling" er satt til før den perioden det skal utbetales lønn for.
- Hvis den ansatte har sluttet, så må man ved en ny lønnsutbetaling huke av boksen for "Vis ansatte som har sluttet" og klikke på "Oppfrisk".
Hvorfor er ikke alle postene på lønnsbilaget lukket?
Hvis man har utbetalt forskudd på lønn, så vil denne posten stå som en åpen post på lønnsbilaget. Den åpne posten vil automatisk bli inkludert på neste lønnskjøring som et minusbeløp, og først her vil posten lukkes.
Hvordan kan jeg prosentvis knytte deler av fastlønnen til den ansatte mellom ulike prosjekter?
Se på artikkelen her.
Jeg skal utbetale lønn for desember, men jeg får ikke opp lønnsradene?
Se på artikkelen her.