Historisk lønnsbilag er informasjon om lønn/lønnsforhold man har lønnskjørt i et annet regnskapssystem og ønsker å ta med seg videre til Tripletex. Dette er spesielt aktuelt om du begynner med Tripletex etter årets start.
De historiske lønnsbilagene vil normalt ha bilagsdato før åpningsbalansen, siden historiske lønnsbilag opprettes for å få med lønnshistorikken for perioder før du starter med regnskapet i Tripletex. De historiske lønnsbilagene vil ikke påvirke regnskapet.
Les gjerne mer om åpningsbalanse her.
Lønnsinnstillinger
Via lønnsinnstillinger kan du opprette historiske lønnsbilag.
Oppstart midt i året
Begynner du å føre regnskap i Tripletex midt i året, kan du registrere historiske lønnsbilag før åpningsbalansen med lønnsinformasjon for periodene hittil i år. Dette gjør du for at verdier og feriepenger skal bli riktig for året, og for at denne lønnsinformasjonen skal komme med på lønnssammenstillingen til de ansatte for inneværende år.
I tillegg legger du inn opptjente feriepenger for fjoråret i de ansattes arbeidsforhold, mens feriepengene for inneværende år da vil oppdateres med det historiske lønnsbilaget.
Har du valgt åpningsbalansen eksempelvis til 1.april, vil det være naturlig å kjøre historisk lønnsinformasjon fra 01.01 til og med 31. mars. Dvs du legger inn lønnsinformasjon for periodene hittil i år.
Oppstart ved årsskifte
Skal du begynne å bruke Tripletex fra årsskiftet (01.01.XX) legger du kun inn opptjente feriepenger på de ansatte under arbeidsforhold og "opptjente feriepenger". Her legger du inn opptjeningsår, grunnlag og beløp/feriepenger til utbetaling.
Nytt historisk lønnsbilag
Klikk på “Nytt historisk lønnsbilag”. Du får da opp en oversikt over alle ansatte som er registrert i Tripletex.
Markér den/de ansatte det skal kjøres historisk lønnsbilag for. Startdato på den ansattes arbeidsforhold påvirker hvilke ansatte en får tilgang til under lønnsmottakere. Du må derfor velge en periode der de ansatte har et aktivt arbeidsforhold (“Vis sluttet” fungerer ikke her - den vil kun benyttes dersom du oppretter ansatte direkte i Tripletex, legger inn nødvendig informasjon og så setter en sluttdato). Disse føringene blir da i tillegg.
Du kan selv velge om den historiske lønnsinnformasjonen skal legges inn periode for perioden f.eks hver måned i henhold til hvordan det er kjørt lønn i annet regnskapssystem. Eventuelt kan du opprette lønnsbilaget som en samlesum per lønnsrad, per ansatt.
For å legge inn bruttolønn (fastlønn/timelønn 2000/2001), naturalytelser (fri telefon etc 3003, 3009, 6003), skattetrekk (6000)osv. benytter du de ulike lønnsartene. Dette vil da vises på den enkeltes lønnssammenstilling og feriepengelisten, men ikke påvirke den ansattes reskontro.
Når du oppretter historisk lønnsbilag vil også verdier og feriepenger bli riktig for året (dvs hittil i år). Når du oppdaterer all lønnsinformasjon på denne måten, trenger du kun å sende én lønnssammenstilling for de ansatte for inneværende år.
Liten huskeregel: Feriepenger opptjent for fjoråret skal kun legges inn på arbeidsforholdet til den ansatte (mens feriepengene for inneværende år vil oppdateres med det historiske lønnsbilaget).
Historisk lønnsbilag
Historiske lønnsbilag vil ikke påvirke regnskapet. Det historiske lønnsbilaget vil kun påvirke lønnsregnskapet. Om du registrerer det/de historiske lønnsbilagene som betalt, vil dette påvirke regnskapet.
Til orientering kan du foreta en import av historiske lønnsbilag. Se gjerne punkt 8 i artikkel “Import i Tripletex”.
Historiske lønnsbilag kan rapporteres via a-melding på lik linje som ved ordinær lønnskjøring. Men disse skal ikke innrapporteres dersom det er sendt a-melding på bakgrunn av lønnskjøring fra et tidligere system eller direkte i Altinn. Du vil da få dobbelt rapportering i perioden (dobbel skatt og arbeidsgiveravgift).
Kilometergodtgjørelse
Er det rapportert inn kilometer i inneværende år i et annet lønnssystem, og du ønsker å få disse kilometerne med på lønnssammenstillingen, må du registrere det via et historisk lønnsbilag i Tripletex (eks lønnsart 5001).
Ansattregnskap
Historisk lønnsbilag og lønnsbilag registrert i ansattregnskapet vil du finne en oversikt over under Lønn, lønnsbilagsoversikt.
I overgangen fra et tidligere lønnssystem anbefaler vi å bestille en A06-rapport fra Altinn, i retur får du en A07-rapport. Dette vil være grunnlaget for hvordan arbeidsforholdene i Tripletex skal legges inn. Hvis arbeidsforholdene i overgangen mellom tidligere og Tripletex er identiske vil du få en korrekt a-melding.