Hva er abonnementsfakturering?
Abonnementsfaktura er betegnelsen for en gjentakende prosess der kunder faktureres automatisk etter angitte tidsintervaller i henhold til faste kriterier. Automatisert fakturering av abonnement kan være for husleie eller tjeneste der mange kunder skal betale samme beløp over flere perioder.
I denne artikkelen beskriver vi hvordan du oppretter og fakturerer et abonnement.
Ønsker du å heller se en video om abonnementsfakturering, kan du se på denne videoen:
Hvis ikke, følg stegene beskrevet under.
1. Innstillinger for abonnement
- Gå til “Faktura>Innstillinger”.
- Bla ned til "Abonnement".
Her vil du finne standard oppsett for abonnement.
Innstillingene du setter vil gjelde for alle nye abonnementsordre.
Foretar du endringer, vil endringene gjelde fra og med og ikke ha tilbakevirkende kraft.
Innstillingene kan også tilpasses per abonnementsordre.
I innstillingen vist nedenfor er det aktivert for automatisk fakturering. Det vil si at faktura automatisk vil gå ut fra systemet i henhold til det intervall man har satt opp i abonnnementsordren.
Om du ønsker kan du sette opp et ønsket tidspunkt når faktura skal sendes til kunden.
Forfallsdato for abonnementsordre
Fra Kunde>Innstillinger kan man sette på fast forfallsdato for abonnementsordre.
Den faste forfallsdatoen vil settes som standard på alle utgående faktura.
Den kan overskrives på inne på ordren.
Eksempel:
Hvis du setter “31” som fast dato, så vil forfallsdato automatisk settes til den siste dagen i måneden.
I “Ordredetaljer” vil da forfallsdato automatisk være den aktuelle datoen i måneden, uavhengig av fakturadato.
Er forfallsdato den 1. og fakturadato den 1. - vil forfallsdato være den 1. måneden etter.
2. Opprette en abonnementsordre
- Opprett ny ordre/faktura ved å klikke på “Faktura>Ny ordre/faktura” i hovedmenyen til venstre.
- Fyll inn ordredetaljer som en vanlig ordre.
- Bla ned til seksjonen “Abonnement”.
- Huk på “Abonnement”.
- Denne innstillingen definerer ordren som en abonnementsordre. Du vil få opp abonnementsinnstillinger på ordren.
6. Huk på “Automatisk fakturering” for at systemet skal sende automatisk ut faktura basert på innstillingene du har satt opp.
Det du legger inn i skjemaet vil ha sammenheng med det du legger inn i “Ordrelinjer”.
Abonnement oppsett - forklaring
- Fakturering: Her kan du velge hvor mange måneder det skal faktureres for om gangen. Dette er ikke hvor lenge abonnementet skal vare (se eksempel nederst i dokumentet). Antall perioder kan være høyere eller lavere enn abonnementets varighet. Varighet kan for eksempel være ett år, men du kan velge å fakturere for seks måneder av gangen.
- Fordeling av enhetspris: La det gjerne stå 1 måned i dette feltet. Da blir månedsprisen den du legger på ordrelinjen. Du kan også velge å angi en pris for flere måneder eller år. Summen du setter på ordrelinjene vil da fordeles på antallet måneder/år som er satt her. Dette er en god løsning dersom du har avtalt en totalpris for et helt år, for eksempel.
- Fakturering på forskudd/etterskudd: Her angir du når abonnementslinjen(e) (ordrelinjene), er klare for fakturering. Tidspunktet for når en abonnementslinje kan faktureres er relatert til startdatoen for abonnementslinjen.
- Automatisk fakturering: Det anbefales å ha på automatisk fakturering. Du slipper å godkjenne abonnementsordren for hver gang. Når du har på dette alternativet vil systemet automatisk godkjenne ordren og sende ut faktura i henhold til det oppsettet du har valgt for ordren. Er ikke det valget tilgjengelig i ordren? Gå til “Faktura>Innstillinger” og huk på “Automatisk fakturering”.
Deretter kan du aktivere dette inne på ordren.
Ordrelinjer på abonnementsordre
- Produkt: Her legger du inn hva du skal fakturere det være seg husleie, medlemskap, produkt. Det vil da være det produktet som blir fakturert hver periode. Du kan ha flere ordrelinjer med ulike produkter. Hvilke produkter som kommer med på faktura avhenger av startdato på abonnementet.
Ved aktivering av automatisk fakturering har du mulighet til å ha abonnementsordre med flere ordrelinjer og ulik startdato. Det vil da si at det kan faktureres i ulike intervaller på en spesifikk ordre.
Du kan også inkludere en ordrelinje som ikke er markert som abonnement, da vil den ordrelinjen kun bli fakturert èn gang (det vil si den kommer med når første faktura opprettes).
Eksempel:
Depositum for et leieforhold. - Antall: Antall x enhetspris.
Det enkleste er å legge inn antall på 1, og styre antall perioder det skal faktureres for i feltet “Fakturering”. - Enhetspris: Pris for eksempel per medlemskap.
Det kan også være pris for et helt år som legges inn her (12.000,-), men det skal likevel ikke faktureres for mer enn 3 måneder av gangen. Startdato på abonnementet er 1. februar.
Oppsettet på ordren vil da se slik ut:
Faktura vil se slik ut:
- Abonnement: Dette definerer ordrelinjen som en abonnementslinje.
- Start/sluttdato: Startdatoen indikerer starten av abonnementsforholdet og er også den som er grunnlaget for når ordren skal faktureres (ved fakturering på forskudd/etterskudd).
Sluttdato settes inn når abonnementsperioden er over. Systemet vil da slutte å fakturere når en sluttdato er lagt inn og du kan avslutte ordren.
En sluttdato kan settes til en dato midt i faktureringsperioden, det vil systemet ta hensyn til.
3. Fakturering
Godkjenning av abonnement
Godkjenn abonnementet for å kunne se forhåndsvisning.
Du kan godkjenne fremover i tid.
Eksempel:
Abonnementet har startdato 01.02.2022. Du godkjenner 05.01.2022.
Velg godkjenningsdato som startdato, altså 01.02.2022.
NB! Faktura vil ikke bli fakturert før startdato på abonnementsordren.
Når du har satt opp abonnementsordren kan det være greit å ta en titt på en forhåndsvisning av faktura så du er sikker på at oppsettet er korrekt.
Avgodkjenn abonnementet dersom det er behov for endringer.
Fakturering av abonnement
Systemet vil automatisk godkjenne og fakturere abonnementsordren på startdato til ordrelinjer. Dette krever at automatisk fakturering er skrudd på.
Ved manuell fakturering av abonnementsordren må abonnementsordren godkjennes og faktureres for hver faktureringsperiode av deg.
Knappene for å "Godkjenne" og "Fakturering" vil du finne nederst på høyre hjørne når du er inne på ordren.
Status på ordrelinje: En fakturert periode vil se slik ut i selve ordren:
Eksempel på abonnementsordre/faktura
Utleie av hybel: kr 5000 per måned. Utleieforholdet har oppstart 1.februar 20xx.
Det skal faktureres for 3 måneder ad gangen, 14 dagers forskudd (dvs 14 dager før den 1.), med 15 dagers forfall. I vårt tilfelle vil det si at faktura går ut 14. dager før den 1 hver tredje måned. Forfallet vil være den 16. i måneden. NB. forfall beregnes antall dager etter fakturadato.
I tillegg skal vi ha med depositum for 2 måneder. Settes opp uten å markere for abonnement da det kun skal faktureres en gang.
Markerer for abonnement og automatisk fakturering.
Oppsettet vil da se slik ut;
Er du usikker på om oppsettet blir korrekt ved fakturering, kan du som nevnt over godkjenne abonnementet fremover i tid - her vil det da være frem til 01.02.xx
Forhåndsvisning av faktura vil da se slik ut (ved å velge korrekt fakturadato i godkjenningen vil det vise riktig forfallsdato og ordrelinjer).
Du kan se på fakturaen, og gå inn og gjøre endringer på abonnementet hvis det er ting du vil endre.
Lagres endringene, så vil de nye endringene sees på fakturaen.
Selv om du har godkjent abonnementet fremover i tid og ikke avgodkjenner, vil ikke faktura bli opprettet og sendt ut før den skal.
4. Oppdatere abonnementsordre
- Gå til "Faktura>Ordreoversikt".
- Marker ønsket abonnementsordre.
- Klikk på de 3 prikkene øverst på høyre hjørne.
- Her vil du få opp en liste over alle alternativer for håndtering av abonnementsordre.
- Klikk på "Endre valgte abonnement" for å fryse eller avslutte abonnementet for eksempel.
Les mer om å fryse eller stoppe abonnement
Oppdatering av priser på ordrelinjer
For endring av priser på ordrelinjer, eksempelvis indeksregulering, så må du først oppdatere på selve produktet i produktdetaljer. Deretter kan du gå til "Faktura>Ordreoversikt", søk opp det aktuelle produktet.
Du vil få opp alle ordre som innehar det aktuelle produktet.
Marker ordrene, klikk på de tre prikkene øverst på høyre hjørne og velg "Oppdater priser".
Prisjusteringen vil da gjelde fra dags dato.
Relevante artikler
Periodisering av inntekt på abonnement
Ofte stilte spørsmål
Når kan jeg bruke abonnement?
Abonnementsfakturering er en nyttig tjeneste for firmaer som produserer varer eller tjenester som skal faktureres fortløpende per måned, kvartal eller år.
Det går fint an å prøve seg litt frem før du bruker abonnementsfakturering for første gang. Du kan opprette et abonnement, godkjenne det, se hvordan fakturaen ser ut på forhåndsvisningen og så avgodkjenne abonnementet igjen.
Hvordan kan jeg få opp forhåndsvisning av abonnementsordre?
Klikk på “Godkjenn” nederst på høyre hjørne inne på abonnementsordre.
Dato må være tilsvarende fakturadato på ordrelinjer, eller dagen etter siste dato for fakturering.
Godkjenning av abonnementsordren vil ikke sende ut abonnementsfaktura.
Hvordan ser jeg hvilken ordre er abonnement i ordreoversikten?
I ordreoversikten vil du se abonnementsordrene illustrert med en hake i venstre kolonne.
Bruk "Flere valg" for å sortere ytterligere.
Hvordan krediterer jeg en abonnementsfaktura?
Kreditering av abonnementsfaktura er i prinsippet som en ordinær kreditering av faktura. Men her må man være litt påpasselig med hvordan man velger å kreditere.
Leveregel vil nok være å kreditere en pågående abonnementsordre ved å opprette en uavhengig kreditnota (altså ikke kreditere faktura fra fakturaoversikten). Er det en avsluttet ordre (forutsatt at sluttdato er lagt inn i på ordrelinjen), kan man kreditere den opprinnelige fakturaen.