Har du ikke aktivert prosjektprognose? Prognosen er alltid lik budsjettet (eller lik utførte timer hvis budsjettet overskrides).
Etter aktivering av prosjektprognose er det mulig å registrere gjenstående timer på prosjekter og aktiviteter. Systemet følger formelen under.
Prognose = utførte timer + gjenstående timer
Systemet beregner automatisk gjenstående timer når en ansatt fører timer. Stemmer ikke denne beregningen helt med virkeligheten? Prosjektleder eller prosjektdeltagere korrigerer estimatet manuelt i timelisten eller i "Status" under seksjonen for "Timeforbruk" på prosjektet. Se bilde under.
Prosjektdeltakernes estimater trenger ikke å stemme med prosjektlederens estimat for gjenstående timer. Prosjektleder bruker prosjektdeltakernes estimater som et grunnlag for å beregne gjenstående tid på prosjekter og aktiviteter. I statusfanen på prosjektet får prosjektleder en oversikt over prosjektdeltakernes status.
Tips!
Du kan se og oppdatere prognose og gjenstående timer i rapporten "Prosjekt>Prosjektstatus" i hovedmenyen. Klikk på «Flere valg» og huke av valgene i den nye menyen. Den estimerte gjenstående tiden gjenspeiler den utgående saldoen for perioden som er valgt i den aktuelle rapporten.
Vil du lære mer?
Prosjektbudsjettet blir delt opp i to hovedkategorier:
- Timer/honorar
- Annet (som vil si inntekter og kostnader fra ordrelinjer)
På fastprisprosjekter kan du velge om ordrelinjer skal faktureres separat eller faktureres sammen med fastprisen. Hvis du også vil fakturere ordrelinjene, så huker du av boksen «Inkluder» i kolonnen «Ordrelinjer/reiseregninger» på siden «Prosjektfakturering».
Les mer om budsjettering på prosjekt her
Registrer budsjettet i prosjektets budsjettfane. For timer/honorar må følgende informasjon registreres for å få et komplett budsjett:
- Antall timer totalt
- Gjennomsnittlig timekost/kostnad
- Gjennomsnittlig timepris/honorar for prosjekter med timepris (beregnes automatisk basert på timepris og timer registrert under "Aktiviteter" i budsjettfanen.
- Fastpris for prosjekter med fastpris
Du kan registrere et budsjett per prosjektaktivitet. Når aktivitetsbudsjettet er ferdig registrert, så skal det totale aktivitetsbudsjettet stemme med det overordnede budsjettet.
Ressursplanlegging
Gi prosjektdeltakerne et timebudsjett per aktivitet på prosjektet under "Timeliste>Ressursplan".
Les mer om ressursplanlegging her
I ressursplanen velger du planleggingsmodus «Prosjekt» og planleggingsnivå «Aktivitet». Så legger du inn budsjettene per aktivitet i listen.
I timelisten til prosjektdeltaker vil det da vise beregnet gjenstående tid . Beregningen er basert på budsjettet som er registrert i ressursplanen. Prosjektdeltakerne korrigerer estimatet i timelisten hvis det ikke stemmer. Når ansattbudsjettet er ferdig registrert, så skal antall timer totalt stemme med aktivitets- og prosjektbudsjettet.
For «Annet» deles budsjettet opp i budsjettposter.
Det er ikke mulig å velge budsjettpost når du registrerer en reiseregning. Velg derfor hvilken budsjettpost reiseregningen skal havne på. Opprett ny budsjettpost ved å klikke på "Ny rad", opprette "Produkt" og velge inntektskonto. Deretter knytt reiseregningen til budsjettposten.
Du registrerer de reelle kostnadene og inntektene i fanen «Ordrelinjer/kostnader» på prosjektet. Leverandørfakturaer som knyttes til prosjektet, vises som ordrelinjer på prosjektet.
Spesifiser beregningsmetode for opparbeidet honorar på fastprisprosjekter slik:
- Gå til "Prosjekt>Innstillinger" i hovedmenyen.
- Velg "Avanserte innstillinger".
- Spesifiser beregningsmetode i feltet "Fastprisprosjekter- beregningsmetode for opparbeidet honorar".
Velg mellom to beregningsmetoder:
- % Ferdig registrert. Dette betyr at opparbeidet honorar beregnes ut ifra prosjektets fremdrift.
- Fakturerer fastprisprosjekter etter fremdrift. Dette betyr at du har tjent (opparbeidet) det du har fakturert på prosjektet.
Referansehonorar er et løpende honorarbudsjett som beregnes ut ifra registrerte timer.
Formel:
Referansehonorar = Timer * Budsjettert timepris.
I et prosjekt med tilfredsstillende inntjening i forhold til registrerte timer, så skal opptjent honorar være større eller lik referansehonoraret.
Den budsjetterte timeprisen for en ansatt registreres i ansattdetaljene og avsnittet "Timepris/timekost" - ikke i prosjektet.
Via «Prosjekt/Honorarbudsjett» i hovedmenyen får du beregnet selskapets budsjetterte honorarinntekt for et helt år basert på de ansattes budsjetterte timepris. I budsjettet kan du blant annet korrigere for ferie.
Det er mulig å aktivere/deaktivere innstillingene for referansehonorar via prosjektinnstillingene og avsnittene «Rapportering» og «Generelle prosjektinnstillinger». Hvis du ikke ønsker å budsjettere på denne måten, så velger du å skjule referansehonoraret ved å deaktivere innstillingene.