Hva får jeg med bilagsautomatisering?
- Forslag til kontering (plassering) på kostnadskonto, prosjekt og avdeling. Den henter prosjekt direkte fra EHF-fakturaer.
- Automatisk bokføring ved hjelp av automatisering
- Automatisk bokføring med regler du setter opp selv
Dette kan være regler for
- Kostnadskonto, maks sum, betalingsmåte og avdeling
- Fordelingsnøkler for å fordele mellom flere avdelinger
Med bilagsautomatisering kan du lage regler på to måter i Tripletex. Enten ved å la Tripletex gjenkjenne mønstre i fakturaene ved hjelpe av maskinlæring eller at du lager egne regler selv. Les mer om dette lengre ned på siden.
Når du har aktivert automatisering sendes tidligere bokførte fakturaer på "opptrening". Etterhvert får du forslag til hvordan leverandørfakturaer kan føres. Forslagene er markert i gult, og gjelder:
- Kostnadskonto
- Mva-kode
- Prosjekt
- Avdeling
Forslagene på enkel føring av leverandørfaktura summeres opp på en kostnadskonto.
Forslagene på detaljert føring av leverandørfaktura vises per ordrelinje. Det betyr at du får forslag til flere ulike kostnadskontoer, i tillegg til prosjekt og avdeling, hvis du bruker dette.
Dashbord
Gå til "Bilag>Automatisering" for å finne dashbordet som gir deg oversikt over alt som er automatisert og hvordan, i tillegg til hva som kan eller ikke kan automatiseres.
Det kan ta litt tid før tallene er oppdatert hvis du nylig har aktivert eller bestilt tjenesten.
Oversikt
Under ser du en oversikt over alle leverandører du har aktivert automatisering for og hvordan de automatiseres. Du ser antall fakturaer som er automatisert, med link til bilagene og informasjon om reglene som brukes.
Under “Ikke aktivert for” finner du en oversikt over hvilke leverandører som du ikke har aktivert automatisering for.
1. Automatisering med maskinlæring (forslag fra Tripletex)
Hva er maskinlæring?
Automatisk bokføring styres av det vi kaller for maskinlæring. Dette er en teknologi som gjør det mulig å gjenkjenne både innhold og kontekst i fakturaene som ankommer bilagsmottaket.
Tripletex identifiserer mønstre i bilagene for så å automatisk gi forslag til både kostnadskonto, periodisering, avdeling og prosjekt.
Et bilag bokføres aldri automatisk med mindre maskinlæringen er sikker på at føringen blir korrekt, og at du har bekreftet det. Hvis et bilag avviker fra regelen legges det i bilagsmottaket for å bokføres manuelt.
- Gå til "Bilag>Automatisering".
- Bla til seksjonen "Ikke aktivert for".
- Klikk på "Aktiver".
- På "Automatisering (Tripletex-forslag) ser du Tripletex sine valg for automatiseringen. Eksempler på forslag er betalingsform og kr. 50 000,- som maksbeløp per faktura.
- Klikk på “Aktiver” for å bokføre fakturaene med Tripletex sine forslag for denne leverandøren.
Aktivering av automatisk bokføring i leverandørfaktura
Hvis Tripletex finner et mønster kan du aktivere automatisering for leverandøren. Dette er kun mulig hvis flere av fakturaene kan bokføres automatisk.
Huk av for "Aktiver automatisk bokføring for .." for å aktivere automatisk bokføring på leverandøren fremover. Leverandøren må sende fakturaer via EHF.
3. Automatisering med egen regel
Hva er automatisering ved hjelp
av egne regler?
Automatisering ved hjelp av egne regler betyr at du selv definerer hvilke fakturaer som skal bokføres automatisk. Dette gjør du ved å legge inn en fast regel på maksimum sum per faktura, kostnadskonto og mva-kode som skal benyttes, betalingsform og eventuell avdeling.
Automatiseringsregler fungerer kun hvis du har bankintegrasjon via Autopay.
Ønsker du ikke å følge maskinlæringen, altså Tripletex sitt forslag?
- Gå til "Bilag>Automatisering".
- Klikk på "Aktiver" på leverandøren du ønsker å aktivere bilagsautomatisering for.
- Velg "Automatisering basert på egen regel".
4. Lag deretter en egen regel for hvordan du ønsker at føringer mot denne leverandøren skal automatiseres.
Sett opp fordelingsnøkler for å fordele kostnadene på flere avdelinger. Les mer om dette her.
Hvordan kan jeg kontrollere at automatiseringen er korrekt?
Det er lagt inn flere kontrollfunksjoner for å sikre at alt bokføres riktig.
Alle fakturaer med beløp over kr. 50 000,- sendes til bilagsmottaket for manuell kontroll. Det samme gjelder for fakturaer som ikke gjenkjennes eller hvor Tripletex ønsker kontroll av bokføringen. Du kan endre beløpet med egne regler.
Har du bankintegrasjon må fakturaene godkjennes fra siden "Bank>Betalinger" før de sendes til betaling.
Status
Det er enkelt å kontrollere og følge med på status fra bilagsoversikten. Bilag fra leverandøren som avviker fra regelen blir sendt til bilagsmottaket for manuell kontroll.