Ved prosjektfakturering kan det forekomme varsler som viser til ubalanse mellom fakturagrunnlaget og det du ønsker å fakturere. Hvis det er avvik på prosjektene er de merket med ikoner, kommentar og informasjon om avviket under feltet “Kommentar/Status". Her belyser vi noen av de vanligste avvikene du kan møte på og ser på hvordan du kan korrigere i prosjektet slik at du får opprettet en faktura.
I videoen nedenfor kan du se en gjennomgang av fire ulike avvik. Ønsker du å lese? Bla litt lenger ned i artikkelen.
Se avvikene under for mer informasjon.
Hvorfor får jeg dette avviket?
Dette avviket får du fordi du har en innstilling som sier at du skal godkjenne timene dine før du får fakturere.
Hvordan løser jeg dette avviket?
Du finner innstillingen under “Prosjekt>Innstillinger” og “Arbeidsflyt for fakturering".
Innstillingen er valgfri å skru på.
Ønsker du fremdeles å ha den på kan du løse det slik:
- Trykk på "Til godkjenning" under kolonnen "Kommentar/Status" for å godkjenne timene
- Godkjenn de ferdig filtrerte timene for prosjektet
- Gå tilbake til prosjektfaktureringen
Du vil nå se at avviket er borte og kan godkjenne prosjektet og fakturere.
Tips!
Det kan også hende at innstillingen "Alle registrerte timer i perioden må godkjennes før fakturering" er skrudd på i "Prosjekt>Innstillinger". I det tilfellet må alle timer i perioden godkjennes før du får fakturert.
Hvorfor får jeg dette avviket?
Har du et avvik med en rød varselstrekant og teksten "Fastprisbeløpet er ikke lik sum honorar fakturerbare aktiviter"? Prosjektet vil ikke kunne godkjennes for fakturering.
Årsaken til varselet er en innstilling i prosjektets kontraktsfane. Under fakturainformasjon er det markert for “Vis aktivitetsbudsjettet". Fastpris må være lik summen av budsjetterte, fakturerbare aktiviteter.
Hvordan løser jeg dette avviket?
Fastprisbeløpet som er satt på prosjektet er 200.000, i aktivetetsbudsjettet (totalt budsjettert timepris på aktiviteter) vises et beløp på 175.450.
- Korriger aktivitetsbudsjettet til fastprisbeløp
- Gå tilbake til prosjektfaktureringen
Tips!
Ønsker du ikke å vise aktivitetsbudsjettet? Fjern haken og klikk på "Lagre". Gå deretter tilbake til prosjektfaktureringen uten å få avviksmeldingen på nytt.
Hvorfor får jeg dette avviket?
Avviket skyldes at det er gjort endringer på honorar å fakturere, selv om grunnlaget, altså timene ikke er det samme som det honorar som er valgt.
Hvordan løser jeg dette avviket?
Løsning 1:
- Endre honoraret tilsvarende det som vises på grunnlaget. Dette gjøres på siden for "Prosjektfakturering". Sjekk forhåndsvisningen og beløpet som vises totalt for timer ført. Honoraret her er 95.000 mens grunnlaget er 84.000.
- Godkjenn og fakturer prosjektet
Du kan velge å beholde det beløpet som er satt manuelt og fakturere tross avviket.
Differansen legges til eller trekkes fra på neste faktura, avhengig av om honorarbeløpet er opp- eller nedjustert.
Løsning 2:
En annen årsak til avviket kan være at det er satt et pristak på prosjektet, da vil typisk fakturagrunnlaget ha et mye høyere beløp enn fakturahonoraret. Slik løser du det:
- Klikk på prosjektet og velg fanen “Kontrakt”.
- Velg enten å fjerne haken for pristak eller endre pristaket. Klikk deretter på "Lagre". Avgodkjenn prosjektet for å gjøre disse endringene.
- Gå tilbake til prosjektfaktureringen
Hvorfor får jeg dette avviket?
Varselet gir beskjed om at timepris er endret for tidligere fakturerte timer, prosjektet inneholder korreksjoner.
Hvordan løser jeg dette avviket?
Godkjenn prosjektet for å se forhåndsvisning av faktura. I grunnlaget ser du informasjon om hvilke datoer endringen gjelder for, hvilke aktivitet, og tidligere timepris og den nye timeprisen.
Løsningen under er en fin måte å korrigere evt. feil timepris uten å kreditere og fakturere timene på nytt.
Er endringen eller korreksjonen på fakturaen feil? Da kan det være at ny timepris er angitt fra feil dato. Dvs dato er satt tilbake til allerede fakturerte timer. Du vil da få feilmeldingen som vist over.
- Avgodkjenn prosjektet slik at du kan gjøre endringer. Behold gjerne forhåndsvisningen så du kan ha en fasit på timeprisene.
- Endre timeprisene i kontraktsfanen slik at de blir identiske med det som tidligere er fakturert.
Les mer om hvordan du korrigerer timepriser her - Behold den opprinnelige datoen. Dersom du f.eks flytter denne datoen fremover i tid, vil alt du fakturerte med disse timeprisene før denne datoen, komme til fratrekk på fakturaen.
- Når du har korrigert som over kan du registrere de nye timeprisene. Velg “Nye timepriser”.
- Legg inn timeprismodell, dato fra og med, dvs dato etter siste fakturerte timer og lagre.
Når du går tilbake til prosjektfaktureringen vil avviksmeldingen være fjernet og du kan fakturere prosjektet. Se gjerne igjennom fakturagrunnlaget før du oppretter faktura.