Ved prosjektfakturering kan det forekomme varsler som viser til ubalanse mellom fakturagrunnlaget og det du ønsker å fakturere. Vi skal i denne artikkelen belyse noen av de vanligste avvikene du kan møte på og se på hvordan du kan korrigere i prosjektet slik at du får opprettet en faktura.
I videoen nedenfor kan du se en gjennomgang av fire ulike avvik.
Prosjektfakturering - Status
Når du skal fakturere gjør du gjerne dette fra “Faktura>Prosjektfakturering”. Hvis det er avvik på prosjektene vil de være merket med ikoner, kommentar og informasjon om avviket under feltet “Kommentar/Status.
Avvik 1 - Til godkjenning
Det første avviket, eller varslet i dette tilfellet, er “Til godkjenning”.
Dette avviket får du fordi du har en innstilling som sier at du skal godkjenne timene dine før du får fakturere.
Du finner innstillingen under “Prosjekt>Innstillinger” og “Arbeidsflyt for fakturering. Innstillingen er valgfri.
Løsning
- Godkjenn timer ved å trykke på “Til godkjenning” under “Kommentar/Status”
- Godkjenn de ferdig filtrerte timene for prosjektet
- Gå tilbake til prosjektfaktureringen
Du vil nå se at avviket er borte og kan godkjenne prosjektet og fakturere.
NB! Noen har også aktivert innstillingen “Alle registrerte timer i perioden må godkjennes før fakturering” i prosjektinnstillingene. I det tilfellet må alle timer i perioden godkjennes før du får fakturert.
Avvik 2 - Fastprisbeløp ikke lik sum honorar å fakturere
Utenfor det neste prosjektet er det bare en rød trekant. Der står det at fastprisbeløpet ikke er lik sum honorar fakturerbare aktiviteter. Prosjektet kan ikke godkjennes for fakturering.
Årsaken til varselet er en innstilling i prosjektets kontraktsfane. Under fakturainformasjon er det markert for “Vis aktivitetsbudsjettet”. Fastpris må være lik summen av budsjetterte, fakturerbare aktiviteter”.
Fastprisbeløpet som er satt på prosjektet er 200.000, i aktivetetsbudsjettet (totalt budsjettert timepris på aktiviteter) vises et beløp på 175.450.
Løsning
- Korriger aktivetsbudsjettet til fastprisbeløp
- Gå tilbake til prosjektfaktureringen
NB! Ønsker du ikke å vise aktivitetsbudsjettet, så kan du bare fjerne haken og lagre, gå tilbake til prosjektfaktureringen uten å få avviksmeldingen på ny.
Avvik 3 - Fakturahonorar ikke lik fakturagrunnlag
Det neste avviket vi skal se på er “Fakturahonorar er ikke lik fakturagrunnlaget”.
I dette tilfellet skyldes det at det er gjort endringer på honorar å fakturere, selv om grunnlaget, altså timene ikke er det samme som det honorar som er valgt.
Løsning - årsak avvik honorar
- Honoraret kan endres tilsvarende som vises på grunnlaget. Sjekk forhåndsvisningen og beløpet som vises totalt for timer ført. Honoraret her er 95.000 mens grunnlaget er 84.000.
- Prosjektet kan da faktureres
- Du kan velge å beholde det beløpet som er satt manuelt og fakturere tross avviket. Vær da klar over at differansen vil legges til eller trekkes fra på neste faktura, avhengig av om honorarbeløpet er opp- eller nedjustert.
Løsning - årsak pristak
- En annen årsak til avviket kan være at det er satt et pristak på prosjektet, da vil typisk fakturagrunnlaget ha et mye høyere beløp enn fakturahonoraret.
- Klikk på prosjektet og velg fanen “Kontrakt”. Du kan velge enten å fjern haken for pristak eller endre pristaket, og lagre. Er prosjektet godkjent for fakturering må du først avgodkjenne prosjektet.
Gå tilbake til prosjektfaktureringen
Avvik 4 - Timepris endret
Et siste avvik kan være “timepris endret”. Varselet gir beskjed om at timepris er endret for tidligere fakturerte timer, prosjektet inneholder korreksjoner.
Løsning
- Godkjenn prosjektet for å se forhåndsvisning av faktura. I grunnlaget kan du se informasjon av hvilke datoer endringen gjelder for, hvilke aktivitet, og tidligere timepris og den nye timeprisen.
NB! Dette kan være en fin måte å korrigere evt feil timepris uten å kreditere og fakturere timen på nytt.
- Er endringen eller korreksjonen på fakturaen feil, kan det være at nye timepris er angitt fra feil dato. Dvs dato er satt tilbake til allerede fakturerte timer. Du vil da få feilmeldingen som vist over.
- Avgodkjenn prosjektet slik at du kan gjøre endringer. Behold gjerne forhåndsvisningen så du kan ha en fasit på timeprisene.
- Timeprisene må da endres i kontraktsfanen slik at de blir identiske med det som tidligere er fakturert.
- Behold den opprinnelige datoen. Dersom du f.eks flytter denne datoen fremover i tid, vil alt du fakturerte med disse timeprisene før denne datoen, komme til fratrekk på fakturaen.
Nye timepriser
- Når du har korrigert som over kan du registrere de nye timeprisene. Velg “Nye timepriser”.
- Legg inn timeprismodel, dato fra og med, dvs dato etter siste fakturerte timer og lagre.
Når du går tilbake til prosjektfaktureringen vil avviksmeldingen være fjernet og du kan fakturere prosjektet. Se gjerne igjennom fakturagrunnlaget før du oppretter faktura.