Oppgraderingen av bilagsmottaket gir deg et mer oversiktlig og helhetlig bilde av alle dine inngående fakturaer.
I denne oppgraderte versjonen av bilagsmottaket er menyer og funksjoner det samme som tidligere, men du vil finne enkelte handlinger på litt andre steder. Denne artikkelen forklarer de ulike menyene og funksjonene du finner i oppgradert bilagsmottak.
Modulen er under utvikling og vil fortløpende oppdateres med flere funksjoner.
1. Innboks
Gå til “Bilag>Bilagsmottak” for å se alle dine inngående fakturaer.
2. Hvordan forhåndsvise en faktura
Klikk på raden med ønsket inngående faktura for å se forhåndsvisning av faktura.
Klikk på “Vis vedlegg” for å vise forhåndsvisning av faktura.
3. Hvordan laste opp nytt bilag
Klikk på "Last opp" knappen øverst til høyre eller dra og slipp ønsket fil i bilagsmottaket for å laste opp nytt bilag.
4. Hvordan endre beskrivelse på bilag
Ny beskrivelse lagres automatisk når du forlater feltet eller trykker “Enter” eller “Tab”. Bruk “Esc” for å avbryte.
5. Hvordan fører jeg inngående faktura?
Klikk på “Enkel føring” på ønsket faktura for å føre kun en faktura.
Huk på ønskede fakturaer og klikk på “Start registrering” øverst på høyre hjørne, eller bruk multifunksjonen “Start registrering (alle)” for å føre alle fakturaene samtidig. Da vil du kunne føre fakturaene en etter en etter hverandre. Så slipper du å gå tilbake i bilagsmottaket for å velge neste faktura du vil registrere.
Klikk på de tre prikkene på høyre hjørne på ønsket faktura eller marker flere fakturaer og klikk på de tre prikkene helt øverst for å:
- Slette
- Slå sammen
- Send til regnskapsfører
- Arkivere
- Dele opp
EHF-faktura kan ikke deles opp eller arkiveres.
Du kan slå sammen fakturaer på følgende måte:
- Huk på ønskede fakturaer du ønsker å slå sammen.
- Klikk på de tre prikkene øverst til høyre.
- Velg “Slå sammen”.
- Flytt på fakturaene i ønsket rekkefølge eller snu rekkefølgen.
- Klikk på “Slå sammen” når du er fornøyd med ønsket rekkefølge.
Du kan ikke slå sammen EHF-faktura.
6. Andre handlinger
Helt i toppen til høyre finner du handlingsknappen som gir deg tilgang til gammel versjon av bilagsmottaket, mulighet til å opprette nytt avansert bilag og adressen til bilagsmottaket. Klikk på e-post adressen for å kopiere den automatisk.
Bilagstyper i innboksen blir satt ut fra informasjon vi får fra fakturatolken når PDF blir lest inn i Tripletex og hvilket type bilag det er dersom det kommer som XML-fil (EHF og EFO/NELFO). Se bilagstypen per inngående faktura nedover i oversikten. For eksempel om fakturaen er fra en annen Tripletex-kunde, kvittering eller EHF-faktura.
| Bilagstype | Forklaring |
| Dette er en PDF-faktura. | |
| Dette er en kreditnota på PDF-format. | |
| Dette er en kvittering. | |
| Dette er ett bilag som er sendt på EHF format, altså som en datafil. | |
| Dette er ett bilag som er sendt med EFO/NELFO format, altså som en datafil. | |
|
Dette er EHF-faktuaer og EFO-NELFO fakturaer som kan automatiseres dersom du har aktivert bilagsautomatisering. Les mer om bilagsautomatisering her Automatiseringen viser forslag til kostnadskonto, og eventuelt prosjekt og avdeling. Klikk på pil ned-ikonet på raden det gjelder for å se forslag. Dersom hele EHF fakturaen kan føres på samme kostnadskonto kan du hurtigbokføre fakturaen direkte fra bilagsmottaket. Les mer om hurtigbokføring her (HUSK Å LENKE TIL) |
|
| Fakturatolk finner ikke bilagstype på bilaget. |
Klikk på pil ned-ikonet fpå venstre side av ønsket faktura for å se mer informasjon om fakturaen som for eksempel kontonummer, KID og mottatt dato.
Hold musepekeren over bilagstype kolonnen for å se når fakturaen har kommet inn i bilagsmottaket.
Klikk på kommentar-ikonet for å:
- se hvor mange kommentarer som er lagt til
- hvem som har lagt igjen kommentaren
- skrive inn din egen kommentar
For å jobbe raskere med det nye bilagsmottaket er det lagt til flere hurtigtaster. Ved å bruke disse kan du enkelt arbeide i bilagsmottaket med tastaturet.
Det er mulig å se mer informasjon om hvert bilag.
Trykk “D” på tastaturet ditt for å vise mer eller mindre informasjon om ett bilag. Trykk “Ctrl+D” for å ekspandere eller lukke alle bilag.
Du kan også bruke følgende hurtigtaster: