Med avansert bilag kan du bruke tradisjonell debet- og kreditføring.
Man burde derfor ha god kjennskap til regnskapskontoene og hva som er debetkontoer, og hva som er kreditkontoer.
Hva er debet?
Debet betyr det som går inn på konto og er en økning i balansen. På debetsiden kan du legge inn økningen av kostnader og eiendeler.
Hva er kredit?
Kredit betyr det som går ut av konto. På kreditsiden kan du legge inn økning i inntekter og gjeld/egenkapital.
Huskeregel
En enkel huskeregel for å skille mellom de to, er at “Inn på bank” er pluss (debet) og da er det inntekt som føres med minus på kredit.
“Ut av bank” er kredit (minus) og er kostnader som føres på debet.
På avansert bilag vil du kunne se begge sidene med pluss- og minustegn, dette er for å gjøre det lettere å huske ene siden som inn på konto og andre siden som ut av konto.
Dersom du er usikker, så anbefaler vi at du tar kontakt med din regnskapsfører for å forhøre deg rundt riktig føring.
Når kan jeg bruke avansert bilag?
Et avansert bilag brukes for eksempel til å korrigere differanse på kunde- og leverandørreskontro, kassaoppgjør, forskuddsskatt, avskrivninger og når man overfører penger mellom ulike bankkontoer.
Avansert bilag blir også benyttet for å korrigere et betalingsbilag.
Betalingsbilag betyr et bilag som blir bokført automatisk av systemet etter at banken sender en returfil om at betalingen er blitt betalt og gått ut av konto. Betalingen vil da koble seg opp mot fakturaen det gjelder basert på KID på faktura. Lær mer om KID-nummer på faktura.
Funksjonalitet i avanserte bilag
Bilagsdetaljer
Bilagsdato viser til dato i bilagsjournalen.
Beskrivelse feltet benyttes for å beskrive hva bilaget gjelder.
Visningsvalg
Før man setter i gang med selve føringen av det avanserte bilaget er det greit å se på visningsvalg. Du kan få opp samme bilde som under ved å klikke på “Visningsvalg” øverst på høyre hjørne i rubrikken “Konteringer”.
Visningsvalg setter opp en mal for føring av avansert bilag, her kan du velge å vise valg om kostnadsbærer eller for eksempel valuta.
Hvilken valg du kan vise styres av hvilken pakke og moduler du har tilgjengelig på kontoen.
Konteringer
Dato/beskrivelse
Dato-feltet inne på Konteringer definerer hvilken periode bilaget legger seg på i regnskapet. Tripletex vil foreslå dagens dato når du klikker på det feltet, du kan da overstyre med å skrive ønsket dato selv eller klikke på kalenderikonet for å få opp en kalender der du kan velge dato, måned og år.
Beskrivelsesfeltet benyttes for å forklare den enkelte posteringen i bilaget. For eksempel betaling for fakturanr. 344.
Dersom du har valgt “Vis dato/beskrivelse” i Visningsvalg vil du få opp dette valget på avanserte bilag.
Dette er det du benytter dersom du skal bokføre avskrivninger, les mer her.
Konteringsvelgeren
Konteringsvelgeren er nedtrekksmenyen du får opp dersom du klikker på “Velg kontering” under enten “Debet” eller “Kredit”.
Her kan du søke i kontoplanen og velge enten kundereskontro (1500), leverandørreskontro (2400), ansattreskontro (2910) osv.
Er du usikker på hvilken konto det gjelder så kan du gå til Regnskap -> Kontoplan og klikke deg inn på en konto der for å se hva den gjør og hvordan den blir behandlet av systemet.
OBS! Konto 2910 (ansattreskontro) vil være mulig å føre på ved å søke på 2910 -> Klikk deretter “Enter” på tastaturet -> Velg så ansatt du skal føre på.
Når du velger kontering så kan du også opprette ny konto, kunde, leverandør, ansatt eller eiendel (krever at det er aktivert “Flere reskontroer” under Regnskap -> Innstillinger -> Regnskapsregler -> Moduler) direkte fra konteringsvelgeren.
Du vil da få opp et eget lite vindu der du kan fylle ut nødvendig info og opprette.
Beløp
I beløpsfeltet kan du definere beløpet for posteringen fra og til konto.
Du kan også skrive inn enkle formler og Tripletex regner ut beløpet når du trykker på “Enter” på tastaturet. Har man lagt inn feil beløp kan du klikke på beløpsfeltet og endre formelen. Dette fungerer på alle beløpsfelt i Tripletex, ikke bare på avanserte bilag.
Dersom du har aktivert “Valuta” under Visningsvalg så skal du også kunne velge valuta på bilaget og definere valutakurs.
Fakturareferanse
Her kan du legge inn fakturanummeret posteringen gjelder for slik at du kan enkelt finne frem til koblingen mellom bilaget og faktura.
Dette kan brukes dersom du fører en betaling på en faktura via avansert bilag.
Dersom du har valgt “Vis fakturareferanse” på Visningsvalg så vil dette feltet dukke opp som valg på bilaget.
Kostnadsbærer
Kostnadsbærer er hvem som er ansvarlig for kostnadene, dette kan for eksempel være et prosjekt, produkt, kunde eller leverandør.
Dersom du har valgt “Vis kostnadsbærer” på Visningsvalg så vil dette dukke opp som et valg.
Hvilken kostnadsbærere du kan velge er avhengig av hvilken modul du har aktivert på konto. For eksempel, ønsker du å knytte det opp mot prosjekt så kreves det også at du har tilgang til prosjektmodulen.
Kopiere postering
For å kopiere posteringen kan du klikke på dette ikonet.
Slette postering
For å slette posteringen kan du klikke på dette ikonet.
Bokføring
For å få tilgang til denne rubrikken så kan du gå til profilbilde øverst på høyre hjørne -> Min profil -> Brukerinnstillinger -> Brukerpreferanser -> Fjern haken for “Bilag bokføres automatisk ved lagring”.
Da vil du kunne velge å huke av eller på dersom du ønsker at bilaget skal bokføres i det du trykker på den blå “Lagre knappen” nederst på siden.
Ønsker du at bilag skal bokføres automatisk ved lagring, så kreves det at denne funksjonen er da huket på.
Når et bilag er bokført vil du kunne finne det under Bilag -> Bilagsoversikt.
Velges det at det ikke skal bokføres vil det legge seg under Bilag -> Ikke bokførte bilag.
OBS! Avanserte bilag må balansere på dato. Valideringsfeil inntreffer oftest fordi debet- og kreditposteringene ikke går i null på den registrerte datoen. Man kan fint ha ulike dato i selve bilaget - men føringen må balansere på dato.