Hva er et prosjekt?
Et prosjekt er en oppgave/arbeid med mindre eller større omfang som utføres for å nå et mål innenfor en gitt tids- og ressursramme.
Med prosjektmodulen får du full oversikt over kostnader, inntekter, lønnsomhet og dekningsgrad. Det er mulig å opprette både fastpris og timepris prosjekt, lær mer om fakturareserve og timeprismodeller.
Prosjekt danner grunnlag for fakturering av timer og materiell basert på kontrakt i prosjektet, om det er timepris basert eller fastpris.
Her kan du få en kort gjennomgang av prosjektfakturering.
Fakturaplan
Fakturaplan viser oversikt over alle utsendte fakturaer på prosjektet.
Her kan du også sette en plan for kommende fakturaer.
Dersom du har et fastpris prosjekt og ønsker å dele opp fakturaene så kan det være gunstig å benytte seg av denne funksjonen.
Fakturaplan er tilgjengelig under Kontrakt -> Fakturaplan.
Eksempel: Knut har et fastpris prosjekt hvor fastprisen er satt til 150 000,-, men hvor dette skal fordeles over en periode på 3 måneder.
OBS! Fakturaplan er ikke det samme som automatisk fakturering ved abonnement. Deling av fakturaer under Fakturaplan må faktureres manuelt via Faktura -> Prosjektfakturering.
Vi anbefaler ikke at dette gjøres ved fakturering av timepris prosjekt dersom beløpet under Fakturaplan ikke stemmer overens med faktisk timer som faktureres. Gjøres det feil ved timepris prosjekt så vil systemet automatisk korrigere dette ved neste prosjektfaktura.
Sum for honorar kan altså bli lavere eller høyere enn hva sum av fakturerte timer er, avhengig om honoraret på forrige faktura ble satt lavere eller høyere enn sum av fakturerte timer.
For å lære mer om fakturaplan, ta en titt på artikkelen her.
Godkjenning av faktura
Ved timepris prosjekt så må timer som skal faktureres først godkjennes. Godkjenning av timer kan enten gjøres via Timeliste -> Godkjenn timer eller direkte via Dashbord inne på det prosjektet det gjelder. Klikk da på boksen “Timer til godkjenning”.
Der vil du kunne markere de timene som ønskes godkjent.
Ved fastpris prosjekt så vil honoraret være klar for fakturering uten å måtte godkjenne timer på forhånd. Dette vil også gjelde for A-konto og annen reserve (ordrelinjer og reiseregning/utlegg).
Forhåndsvisning av faktura vil være tilgjengelig via Dashbordet inne på prosjektet.
Forhåndsvisningen er løpende og vil inkludere alle potensielle inntekter.
Dersom man kun ønsker å fakturere honorar men har også fakturerbare odrelinjer, er det ikke mulig å skille dette før prosjektet er godkjent for fakturering.
Når prosjektet er klart for fakturering så kan en enten gå videre for fakturering på det enkelte prosjektet ved å trykke på “Godkjenning/fakturering” under Dashbord på prosjektet:
Eller via Faktura > Prosjektfakturering i hovedmenyen til venstre.
Fakturering
Inne på siden for “Godkjenning og fakturering av prosjekter” via Faktura -> Prosjektfakturering vil du kunne fordele på hva du ønsker skal faktureres.
Du kan altså velge om du ønsker å fakturere honorar eller ordrelinjer ved å fjerne haken under “Inkluder” på ønsket kolonne.
Beløpet vil ikke forsvinne, men vil komme tilbake som forslag ved neste fakturering.
Du kan markere en eller flere prosjekter for godkjenning.
Alle prosjekter som skal faktureres må først godkjennes.
Prosjektet vil nå være mulig å fakturere. Når en faktura er godkjent for fakturering vil du kunne se en forhåndsvisning av faktura med mulighet for å sende det til ønsket e-post.
For å fakturere prosjektet må du markere ønsket prosjekt som er godkjent -> Fakturering.
Fakturadato vil være mulig å definere ved fakturering. Systemet vil foreslå dagens dato.
Dersom du ønsker å foreta endringer på prosjektfakturaen må det først avgodkjennes ved å markere på prosjektet det gjelder -> Trykk på den blå knappen med tre prikker på -> Avgodkjenn.
OBS! Prosjektet låses for endring av Kontraktsinformasjon dersom det er godkjent for fakturering. Avgodkjenn prosjektet først for å foreta korreksjoner.
Ved prosjektfakturering er det viktig å lære mer om de ulike typene fakturareserve, les mer om honorar, a-konto og annen reserve her.